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第一篇：行政总务岗位说明书
行政和人事工作职责是有区别的，行政就是负责公司日常办公室的接待，文档处理，办公用品采购等。下面是小编整理的行政总务岗位说明书，欢迎来参考！
一、岗位概况
岗位名称行政文员所属部门行政人事部
直接上级行政人事部经理
直接下属无管辖人数0人
岗位定员
1人
岗位概述
在行政人事部经理的带领下，完成各项行政工作，监督公司制度的实行，为公司以及全体员工提供行政服务。
二、岗位职责及工作内容
岗位职责
工作内容
1、前台接待
①接待客户、宾客和面试人员等来访人员
②公司快递、信函、资料的收发、登记及汇总统计③维护前台秩序及环境
2、修订公司制度与实行监督
①协助行政人事部经理制定、修订相关行政制度，适时提出调整完善建议
②监督其他部门执行公司的相关制度与规定
3、考勤管理①记录、整理每月员工考勤相关数据并汇总统计
4、草拟公司文件
①根据行政人事部经理的指示，草拟信函、表格等公司相关文件
5、管理办公用品
①日常办公用品的保管、发放和登记
②负责公共办公设备的保管与日常维护
6、会议相关
①做好部门会议记录，并在会后及时整理成会议纪要
②负责公司各级会议的会务工作
7保密工作①对所保管以及所处理的文件资料做好相应的保密工作8。其他工作①完成行政人事部经理交办的其他行政工作
三、任职资格
学历大专或大专以上学历
*行政管理、人力资源、法律、文学、管理等相关*经验一年以上相关工作经验，优秀应届毕业生亦可
身体条件
健康，无传染病史
能力要求
1、亲和力好，具有良好的沟通技巧
2、敏锐的分析、判断能力，良好的团队、服务意识
3、良好的创新思维和较强的学习能力，并具有较强的文字写作功底
4、熟练使用office办公软件
四、工作环境与劳动条件
工作场所公司前台处环境状况舒适
危险*基本无危险，无职业病危险
办公设备
电脑、电话、打印机、传真机等相关办公设备
五、工作规范
1、必须认真遵守公司各项相关的规定与制度。
2、对待来访客人，必须礼貌接待，认真聆听其来意，有必要时做好记录，如遇无法处
理的事情时，则请客人稍等，请求上级出面解决。
3、对所收取的快递、信函、资料要做好登记，并保*记录信息的完整和准确。4。要保*前台环境整洁干净，前台秩序有条不紊。
5、要保*草拟的信函、文书、表格和统计资料等相关文件数据准确，无错字别字。6。在执行监督的职能时，应保*遵循公平公正的原则按照一定的标准对待所有部门及
员工，尽职做好监督工作，不得弄虚作假、。
7、做好日常办公用品的保管和发放工作，保*日常办公用品库存充足，发放合理有序。8。做好公共办公设备的保管与维护工作，保*各公共办公设备使用顺畅。
9、认真、及时完成行政人事部经理所交办的各项行政工作。
六、相关工作流程
1、快递、信函、资料代收及转交流程
快递接收人行政文员
所需表格
《公司往来快递、信函、资料收发登记表》
《公司往来快递、信函、资料收发登记表》
2、快递邮递流程
行政文员
员工
所需表格
《快递详情单》
《快递详情单》
快递到达前台，签收并登记相关信息。
通过工作qq联系快递接收人。
快递接收人到前台签领。
填好快递表单，并与邮寄物品交付行政文员。
联系快递收发员邮寄快递。
3、面试人员来访接待流程
面试人员
行政文员
所需表格
第二篇：前台岗位职责
前台岗位职责
1、注意日常仪态仪表，着装整洁大方，不得着奇装异服或衣着邋
遢，淡妆上岗，不得浓妆艳抹，违者责令立即整改并一次罚款50元；
2、按《公司前台接待规范 》接听电话、接待来访客户，做好来
电来访登记，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；
3、
4、公司各部门传真、邮件资料收发及时、完整； 规范管理公司日常考勤记录，不得私自更改员工考勤记录，更
不得包庇袒护迟到、早退、旷工员工，一经查实，按处罚员工的双倍予以处罚；
5、配合行政部门开展人员招募及培训工作，如制作相关人事表
格，面试人员登记及引见，新入职员工入职手续办理等等；
6、灵活随机应对各种可能发生的前台突发性状况，坚决杜绝外界
闲杂人等及形迹可疑人员进入公司，对进出公司所有人员有权盘问核查身份，对未经批准擅自携带公司机密文件的相关人员必须拦截、记录并及时上报，对进出公司所有人员携带危险物品或可疑材料有权盘查，必要时联系物业保卫处或110处理。
7、
8、
9、
对公司业务部门工作起行政支持作用； 完成上级交办的其他工作。 下页附《前台工作规范》。 1
前台接待规范
前台的接待，主要分为电话和来访者接待，相关接待流程有以下规范：
一、电话接待
1、接听电话
当我们接听电话的时候应该热情，因为我们代表着公司的形象，通过电话，给来电者留下美好的印象。
前台接起电话的声音要不紧不慢，并始终保持轻松愉快的声调，不得在电话中和来电者耍脾气，使性子甚至说粗口。
应调整好表情，微笑可以通过电话传递，使用礼貌用语如“你好”、“谢谢您”，“请问有什么可以帮你吗？”“不用谢”等。
在电话铃响的三声内接起电话，首先说“你好，汇昌担保”，切记以“喂”开头，要勤说“请问”，“请稍等”之类谦词；如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。
转接电话时，要礼貌的说“请稍等”，并马上转接过去，对方如果要求转接领导，又知道领导的姓名，就要礼貌的询问，对方的姓名、单位；如果来电方是做广告、推销或与公司无关的来电就要拒绝，应该用礼貌的借口，比如让其先发传真，如有需要再联系，或者转接到相关部门。
2、让客户先收线
在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线，因为一旦先挂上电话，对方一定会听到“嗒嗒“的声音，这会让客户感到不舒服，
因此，在电话即将结束时，应礼貌地请客户先收线，这时整个电话才算圆满结束。
3、做好来电记录
电话机旁要备有纸和笔，主动提供留言服务，随时准备记录客人提出的要求和需要帮助解决的事项，尤其对客人的姓名、电话、时间、事由等事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。
二、来访者接待
1、访客来时，微笑起身，招呼来访客人，微笑致意：“您好，请问您找哪一位？”，“请问您是哪家公司？”、“请问贵姓”、“是否有预约”等，做好访客详情登记；
2、如果是董事长预约的客人来访，可询问“请问贵姓，请问是哪家公司”，确认对方的身份的确是有提前预约的，通知董事长，得到指示后，方可引领。
3、如果没有预约，询问相关事项后，请来访者到小会议室稍等，立即联系相关人员，如果要找的人正在忙，但同意接见来访者，便可引领来访者到指定会客室，为其倒水后礼貌的让其先稍等再离开，若等待的时间较长，要适时去关照一下。
4、如果来访者要找的人不在，根据来访情况决定是否立即先联系相关负责人，如果不需要，委婉告知客人相关负责人不在，是否愿意等人回来。
5、送客
客人离开时，要起身送客，保持微笑，礼貌用语，请客人慢走，
等客人离开后，立即把会客室整理好，以便接待下一批客人。
三、对内接待
1、早上上班主动向公司同事、特别是公司领导问好；下班时也主动向同事告别；平时在公司碰见领导应该微笑致意。
2、有客人来访时，也要注意公司接洽人员的接待问题，比如是否提供礼品等事项，提前做好准备。
3、前台要随时保持有人在位臵上，如果临时有事要离开，需主动交代其他同事帮忙转接电话或来访客人。
4、每天检查前台桌面清洁，物品摆放整齐美观，报刊书籍的完好无损，大门周边不准堆放杂物，不准人员集聚闲谈。
5、接待来访者时，避免让来访者自己进入办公区域，而是要引领来访者到指定会客室，或经过接洽者允许后，前台人员引导来访者到办公区域。
6、每月做好茶叶茶点、清洁用品的耗用情况登记。
第三篇：行政前台文员的工作职责
一、日常接待
1.接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。
2.接待咨询者，若有咨询者来访，应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。
3.接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接;接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门助理处。
4.接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。
5.面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。
6.接待频繁往来的相关人员：
a)快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司实验室内部。
b)物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;
c)送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账，填写请款单提交办公室主任，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。
二、办公用品管理
1.盘库：每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充;
2.购买：每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后，联系办公用品供应商送货;
3.领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放;
4.结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。
三、日常事务
1.保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题;
2.每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单，并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后，前往移动和联通营业大厅购买充值卡，并开具发票。将充值卡发放给相关员工，并要求其签字确认;
3.每月定期统计公司所有人员通讯信息，更新员工通讯录，公司若有新进或离职员工，都应在2-3个工作日内制作新的通讯录，发送至每位员工邮箱中;
4.名片的申请与制作：当公司部门有印制名片需求时，需要其填写“名片申请单”，并提供名片相关信息。确认名片信息后，将信息发送给供应商，通知其排版印刷，电子版确认无误后印刷，后交于名片申请人;
5.每周一定时查看公司信箱，将信件发放至员工手中;
6.公司备用门卡的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用;
7.公司有人员招聘时，协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;
8.收发传真，协助各部门员工收发业务传真;
9.协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。
10.新员工入职时，提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等，并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件，提交办公室主任整理归档。
11.积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。
四、接待工作
1.接待前准备工作
a)来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备;
b)会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位;
c)茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶;接待贵客时，应提前准备必要的.水果及点心供开会人员食用;
d)相机：准备公司相机，为来客拍照留念所用。
e)订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房;
f)预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系锦江富园大酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。
2.会议中服务工作
a)为开会人员添加茶水;
b)按照领导要求提供会议支持;
c)安排专人负责会议中的摄像工作;
3.会议后完善工作
a)组织来客及公司领导合影留念，并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。
b)如遇重要客户来访，应及时将会议相片资料上传至公司网站内。
c)会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用;
d)会议后器材的归库：会议后器材应及时归库，将相机及其他器材放回原处;
第四篇：前台接待工作计划
一、指导思想
积极开展实际、实用、有效的工作，坚持以“立足企业、服务企业”的理念为指导，走全面、协调、持续发展之路，挖掘潜力，开源节流，努力增加营业收入，做好内部管理，全面提升工作效能，逐步提高部门的管理水平和服务质量，构建团结和谐、健康向上的工作环境，实现部门规范化、制度化、常态化管理。
二、内部管理
一、制定并执行《前厅部日常检查细则及实施办法》，通过明确的质量标准、严格的检查制度，达到各岗位全面规范作业。
二、加强职场工作质量的预先控制、现场控制、事后控制，着眼于细节服务，关注客人需求，重视客人感受，确保向客人提供“主动、热情、准确、迅速”的服务。
三、规划员工职业生涯，对前台、商务中心、总机管区员工逐步试行轮岗工作，达到丰富员工工作经验，增加员工工作技能，提高员工工作兴趣的目的，打造企业一专多能的复合型人才。
四、完善各类表单记录、数据分析、操作程序等工作，做到有帐可查、有据可依、有章可循。
五、继续收集与整理客户档案，为宾客提供亲情化、个性化、定制化服务增加素材并提供保障。
六、在节能降耗方面。加强设施、设备的保养与维护，延长使用寿命；前台节省订单、登记单、房卡和钥匙袋等的使用，如写错了用涂改液涂改后再使用，减少因个人原因而导致浪费；总机在晚0：00过后，将话务台关掉一台节约能耗；商务中心能用废纸不用新纸，能用速印纸不用复印纸等。
七、重视安全防范意识，贯彻执行酒店各项安全规章制度及公安部门的有关规定。
三、对外销售
一、第三季度上门客销售任务，根据上季度的实际完成情况、酒店内部与外部市场环境另行研究制定。
二、以17-19楼新区为卖点增加酒店散客出租率，并充分利用酒店销售政策加大卖房力度，做到行权而不越权，到位而不越位。
三、加强对铁路客运处、长途汽车站、出租车公司等单位的外联工作，力争达到共同协作、互利互惠的销售效果。
四、为上门客人服务时，培养前台员工留意客人的言行举止，辨别客人身份及住店性质，选准推销目标，灵活运用亲近法、选择问法、转折术法、借人之口法等销售语言技巧，达到推销目的。
五、定期召开前台管区上门客经验交流分析会，研究客人的消费心理定位和销售技巧。同时，建立健全的考核机制，每月根据业绩情况进行排名，分析原因，以便提高。
六、经常组织部门有关人员收集，了解旅游、酒店及其相应行业的信息，掌握其经营管理和接待服务动向，为酒店提供全面、真实、及时的信息，以便制定营销策略和灵活的推销方案。
第五篇：行政前台文员的工作职责
一、日常工作：
1.接待接洽工作
公司来访人员接待；
公司总机电话接听、转接、留言、记录工作；
公司传真收发的管理，打印机、复印机的管理；
公司票务、酒店等的预定。
2.办公管理工作
公司办公用品的采购、保管、登记和发放工作；
公司每日报纸、信件的收发、领取登记、管理；
公司图书库的管理；
负责每月办公用品、快递费用申付及各部门成本登记录入；
3.行政事务
考勤系统的管理、考勤统计（每日/月之考勤报表/请假、加班、出差等手续跟进办理/平时查卡、监卡等）员工工卡制作发放、通讯录制作及更新
公司物业管理等费用处理（房租、水电、停车、安检、盆景租用等）
4.负责部门会议记录；
二、协助工作
1.协助招聘工作（面试人员通知、接待）
2.协助行政事务（办事处注册等资料准备、行政报表录入等）
3.协助公司固定资产出入库登记，总帐统计。
前台文员->岗位职责
[所属行业：未定行业]
发布者
1,负责前台接待,登记,接转交换机电话;
2,负责传真收发与登记;
3,负责监督打卡和协助人力资源助理汇总考勤;4,负责办公用品管理;
5,负责饮用水管理,监督环境卫生;
6,收发,整理和保管报刊函件等;
7,协助客服人员办理相关业务;
8,完成领导安排的其他工作.
