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什么是档案利用体系?就是利用档案资源为社会公众提供服务的能力。包括服务对象、服务范围、服务方式、服务内容、服务手段和服务体制机制等各个方面。从各级国家综合档案馆现有的利用体系来看，主要存在以下问题:服务面比较窄且利用形式单一，绝大多数档案馆还是坐等利用者上门，处.于被动服务状态，服务方式不够灵活多样;开发利用力度不够，“重保管、轻利用”的思想束缚严重，一些巫待开发利用的档案资料仍束之高阁，还没有对外公布开放;利用效率不高，进出档案馆大门的麻烦、手工检索的繁琐、管理手段的落后、服务设施的不完善等一系列的问题，还不适应利用工作的需要;编研成果欠缺，一些编研产品质量不高、实用性不强、利用效率低下，缺乏有深度、广度的编研产品，还不能满足利用者的需求。这些问题已经严重制约了方便人民群众的档案利用体系建设。
应当怎么建立档案利用体系?我们知道，服务是档案部门永恒的主题，是档案工作的意义所在，也是档案利用体系建设的核心所在。我们不能空喊要树立为人民服务的宗旨、要坚持以人为本的理念，必须把这些大道理同档案工作的实际结合起来;必须在牢固树立全心全意为人民服务宗旨的同时，树立尽职尽责为档案服务的宗旨意识;必须在始终坚持以人为本理念的同时，树立以档案为本的服务理念;必须在建立健全为现实服务的体制机制的同时，建立健全为历史服务的体制机制。要把为人民服务的根本宗旨体现在为档案服务的具体工作中，换句话说，要用为档案服务的具体行动实践为人民服务的宗旨。要把以人为本的理念落实到以档案为本的行动中，用以档案为本的实际成效践行好以人为本的理念。档案服务包括为现实服务和为历史服务两个方面。为现实服务，就是在档案信息资源的开发利用方面下功夫、挖潜力，打破一些“条条框框”的束缚，拓展档案服务领域，丰富档案服务内容，创新档案服务机制，完善档案服务手段，改善档案服务条件，提高档案服务质量，变被动服务为主动服务，变被动利用为主动利用，满足社会各方面和人民群众的档案利用需求。为历史服务，就是在收集档案时保证齐全完整，在保管和提供现实服务中，最大限度地保证档案的安全，不影响其历史寿命，这就是最好的为历史服务。把这两个服务搞好了，档案利用体系建设自然就完善了。
我们现在讲的服务主要侧重于为现实服务，必须看到，这只是档案工作的现实意义，并不是档案工作的全部价值，档案人更长远不变的职责恰恰应是为历史服务。强调为现实服
务，决不能忽视为历史服务，因为这两者有时会是矛盾的。如:现实中一些不光彩的档案资料怎么办?是不是从现时政治需要出发对应人库的档案作出取舍?绝对不能。这类档案可以暂不公开，但必须如实完整地保存。所以，在某些时候，为历史服务甚至要高于为现实服务，这才是真正的“史官”应该做到的。
