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第一篇：外贸业务员管理规章制度-规范
青岛通天贸易有限公司
外贸部门管理
为了规范外贸部门的工作，使大家有个良好的工作环境及和谐的团队，使外贸团队在公司领导下高效的开拓国际市场，保障外贸业务工作有序，特制定以下制度。
工作时间：上午8:00-11:30，下午1:00-5:00 周五下午：总结，大扫除
周六：8:00-11:30，下午1:30-5:00（试行）
一．总体制度
1. 不断学习业务知识和技能，提高个人素质与涵养，遵守公司考勤等相关制度，请假需提出书面申请，紧急情况可口头申请，事后补上请假条。
2. 严守公司机密，谨言慎行。公章使用须有申请、领用记录。不得泄露公司有关产品策划、技术、客户资源等机密性信息。
3. 未经批准，不得携带任何无关的移动存储设备、光盘等进出公司，不得将公司电脑内的文件发送给与公司无关的任何机构或个人。 4. 配合部门每周召开的部门研讨会，围绕如何做大做强并讨论上周工作总结及下周工作如何调整；同事之间就外贸技能多沟通，互相学习。
5. 公司根据展会效果和实际情况来决定参加国内外展会，参加前需准备好赴展的相关资料，如展品、样本、报价资料、展位布置、展品的运输等。
6. 同事之间应相互沟通，友好相处。客户信息在外贸同事之间，可以保密，但所开发的区域（国家）、客人的名字，在例会上可以互相沟通，以防止客人向不同的外贸业务员询价；外贸业务员不能恶意侵占其它人的客户信息,不得故意报低价格，防止不劳而获的事情发生。
7. 注意个人卫生，保持台面整洁，垃圾及时处理，共同营造绿色办公环境。
二、 客户管理制度
1. 在接到新客户询盘的，将客户资料进行登记，明确标记本次询盘产生的时间、联系方式、客户来源、客户需求何种规格的产品等。便于跟进和汇报管理。
2. 参加展会各业务人员所收集的客户名片及合作意向，展会完成后一周内，将所有名片资料登记在客户档案中，名片上交公司，由公司分类，酌情分配给专人跟进。原则上，客人在展会上与哪个业务员沟通， 就分配给哪个业务员跟进。
3. 及时录入客户资料以便跟进和内部沟通。所有客户资料的录入必须尽量详细，尤其在客户描述里，进行客户的详细说明，包括产品意向、实力分析、诚意度分析、成交机会分析等。 4. 未经公司授权，严禁业务员私自将公司订单外移，若发现在公司上班期间，有上述严重违纪行为，公司除严厉处罚外，严重者追究法律责任。
三．日常工作
1. 及时查看邮件询盘邮信息，合理报价。 2. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录必要时进行文档保存。重要信息要摘出存入备忘录。 3.每周做一次总结和内部沟通，包括：
（1）所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，当前工作计划。
1 青岛通天贸易有限公司
（2）总结遇到的一些业务问题和技术性问题。 （3）其他贸易事务相关的一些问题。
4.每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。
5.对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。
6.定期对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和计划。做出汇报。
四．邮件管理
统一使用企业邮箱saleX@shenghualong.net,邮件注意备份和保存，以便管理和追踪。 五．客户开发前期工作 1. 收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，及时跟踪和处理。 2. 在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，及时与部门经理或研发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司及办证机构联系，进行办理。
3. 子账号从主账号得到的询盘应及时处理，超过两天不处理的主管有权利交给他人跟进。 六．报价及合同签定
1. 收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，并与刘继升或总公司确认方可报价。如最终报价低于报价单，应与部门经理确认相关信息后再给客户报价。 2. 收到客户确认形式发票后，做好后期的收款和催款工作。
3. 将填写完整的发票或者合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。并做好备案。 七．文件资料管理
业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。 八．电脑管理
1. 电脑密码一律在部门经理处备案。 2. 业务人员定期要进行数据备份。 九．文件管理
1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留件。扫描文件与往来电子文件，定期保存和复制客户邮件，
2. 文件存放说明：要做好分类，以便方便查阅。 十．合同号登记本及单证保管
业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品名称，数量，预计发运日期，目的地。
货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。
2016年10月
第二篇：外贸公司规章制度
外贸公司规章制度
在现实社会中，人们运用到制度的场合不断增多，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。制度到底怎么拟定才合适呢？下面是小编帮大家整理的外贸公司规章制度，仅供参考，欢迎大家阅读。
为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度大纲。
一、公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和决定。
二、公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。
三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司实力和提高经济效益。
四、公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习、深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。
五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。
六、公司实行“岗薪制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇;公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会;公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。
七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率;提倡厉行节约，反对铺张浪费;倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。
八、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。
员工守则
一、遵纪守法，忠于职守，爱岗敬业。
二、维护公司声誉，保护公司利益。
三、服从领导，关心下属，团结互助。
四、爱护公物，勤俭节约，杜绝浪费。
五、不断学习，提高水平，精通业务。
六、积极进取，勇于开拓，求实创新。
办公室管理制度
为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可循、照章办事，特制订本制度。
业务管理制度
一、业务文件由业务本人拟稿，由经理审核、签发。 属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
二、已审核、签发的文件由业务员按不同类别编号后归档。
三、外来的文件由接件人负责签收，并于接件当日报送经理;属急件的，应在接件后即时报送。
四、外发的文件经经理审核、签发后在当日下午五时统一安排发送，传真等文件在审核后可立即发送，并由业务本人按不同类别编号后归档。
五、所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。
六、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。
七、各业务所用的`专用表格，由公司制定格式，所有业务按统一格式使用表格。
八、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
九、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
考勤制度
一、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。
二、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。
三、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为9:00-12:00 13:30-17:30 18:00-20:30三个时段
四、严格请、销假制度。员工因私事请假须写请假条报经理批准，并扣除请假期间基本工资。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。事情紧急的需电话联系经理批准，事毕回公司补写请假条。
五、上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处;超过30分钟以上者，按旷工半天论处。提前30分钟以内下班者，按早退论处;超过30分钟者，按旷工半天论处。
六、1个月内迟到、早退累计达3次者，扣发5天的基本工资;累计达3次以上5次以下者，扣发10天的基本工资;累计达5次以上10次以下者，扣发当月15天的基本工资;累计达10次以上者，扣发当月的基本工资。
七、旷工半天者，扣发当天的基本工资;每月累计旷工1天者，扣发5天的基本工资，并给予一次警告处分;每月累计旷工2天者，扣发10天的基本工资，并给予记过1次处分;每月累计旷工3天者，扣发当月基本工资，并给予记大过1次处分;每月累计旷工3天含(3天)以上，扣发当月基本工资并予以辞退。
八、工作时间禁止打牌、下棋、上网聊天、玩游戏等做与工作无关的事情。如有违反者当天按旷工1天处理;当月累计2次的，按旷工2天处理;当月累计3次的，按旷工3天处理。
九、员工病假期间凭病假证明发给基本工资。
十、经经理批准，决定假日加班工作或值班的每天补助30元;
保密制度
为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。
一、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。
二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：
1、公司经营发展决策中的秘密事项;
2、人事决策中的秘密事项;
3、专有技术;
4、客户信息、合作渠道和重要的合同、单据;
5、公司非向公众公开的`财务情况、银行帐户帐号;
6、产品的具体材料成分，特殊制作工艺，产品的生产成本;
7、经理确定应当保守的公司其他秘密事项;
三、属于公司秘密的文件、资料，应标明“保密”字样，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。
四、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。
五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管，原则上不准带出公司。如外出需携带须经理同意，并妥善保管。
六、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。 违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以处罚，直至予以除名，公司保留追究刑事责任的权力。
差旅费管理制度
结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度。
一、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。
二、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项：
1、交通费系指火车、汽车、飞机等费用。
2、膳宿费系指膳食费及宿费。
3、特别费系指因公支付邮电或招待费等。
三、员工因公出差，应事先填明员工出差申请单，经经理审核批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告经理，等返回公司后，应立即补办手续;
员工出差报支表的处理程序如下：
1、出差前依单填明姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额，经经理审核批准。
2、出差人凭核准的预支金额，填写借款单，向财务部预支差旅费。
3、出差人返回后3日内应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起始地点、工作内容、报支项目、金额等，由经理审核批准，由财务部在报销时冲销预支数。
四、差旅费标准：宿费上限150元/日，伙食补助30元/天。交通费以经理核准的交通方式依票据实报实销。出差地交通工具原则上以公交车为主，特殊情况可乘坐出租车，但回公司后需向经理讲明。
五、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经经理核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。
六、市内外出工作无宿费补助，伙食补助为午餐补助，标准为15元，交通费依票据实报(交通工具同第五条)。
六、公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理
第三篇：外贸业务员工作计划
外贸业务员的工作计划
转眼间又到了新的一年。20xx，又是一个充满挑战、机遇与压力并存的一年。应对竞争激烈而又现实的社会，生活和工作压力驱使我要努力工作和认真学习。让自我成为一个有真正实力的人!
在此我订立了工作计划，以便自我在新的一年里又更大的进步和成绩。
一：熟悉公司的规章制度和工程管理的开展，熟悉自我工作岗位的业务流程。
二：增强职责感、增强服务意识、增强团队意识。用心主动地把工作做到点上、落到实处。我将尽我最大的潜力减轻领导的压力。明确自我的工作职责，遇到问题时要及时的去分析问题，解决问题，服从上级的安排。
三：公司在不断的改革，订立了新的规定，作为公司的一员，务必以身作则，遵守公司的规定。
如何开展工作：
1。以寻找目标市场的商业网站、行业协会网站、商会网站及产品专业网站为方向，了解并联系目标市场知名度高销售网络庞大的进口商。
2。基于目前手头联系的较多的客户，打算先从其着手，了解的途径主要按照上述说明的方向。透过谷歌和百度等网络搜索引擎找到相关网站网址。
3。准确明白其他国家一些大采购商的联系方式后，接下来就是如何将他们开发成为我们的客户了。
4。认真对待收到的每封询盘，及时处理并跟进客户。必要时做好相应笔记。在一些免费的b2b平台上，发布产品信息，推广我们的产品。
同时在与客户沟通的过程中，挖掘他们国家同行业进口的信息。至于能收获多少，看沟通方式和客户的意愿等因素了。
5。对已经下单的客户，制作客户维护跟进表，详细记录跟进信息，了解产品使用反馈信息，掌握变动。
6。对意向客户，多多持续联系，有计划有区别的发送邮件，并电话联系。7。对意向不明确的客户，按照开发信模板，每两天发一封邮件。8。每周五做好工作总结
以上是我针对20xx年的工作计划和发展方向，我会更加努力、认真负责的去对待本岗位的工作，期望透过自我的努力和他人的协助能够成功的达成计划并突破，取得更好的成绩并提高自我。
