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第一篇：人事档案材料分类类注意要点
人事档案材料分类类注意要点
三龄两历：
1、年龄、工龄、党龄；
2、工作经历、学习经历
注：
1、地厅级以上的材料必须装档；
2、个人重大思想汇报不必须装档；
3、只要参加工作的必须填，未认可的也填，后面加括号备注“临时聘用”；
4、家庭成员：配偶、子女、父母必须填，妻子没工作可以备注“家庭妇女”；
5、挂编：必须填写编制单位，后面再加借调单位；
6、所有说明必须用党委函头纸填写，加盖党委公章；
7、档案原则上一般都按时间前后排序（除了党团材料）；
8、特殊时有处分材料，必须归入第8类；
9、辞退、开除的放入无头档案；
10、毕业之前参加工作均为实习。
一、履历材料：
1、1999年制的履历表必须补 ；
2、信息必须这回完整；
3、有组织审核章；
4、本人签字。
注：
1、履历表工资项不填；
2、当有曾用名时，可以在履历表盖章旁注明“经核实，某某此人与某某本人是同一人”。
二、自传材料：
1、自传材料必须是组织要求写得才存档；
三、考核、考察、鉴定材料：
1、1994年后考核材料必须装档（199
4、199
5、1996年的考核
表可以是说明）；
2 、其他年限如果考核材料不齐全（考核表），必须补齐；
3、入编后考核必须由编制单位来考核。
4、扶贫材料、省级报告必须放入第3类；
5、入编的考核材料必须有单位、上级主管部门、省里的章（不
入编只有单位、上级主管部门的章）
注：
1、学习期间的考核材料放到学习材料里；
2、调查提纲——给组织的材料不入党；
四、学历、职称、科研、培训材料
（一）学历材料：
1、中专、大专、大学必须填（只有高中学历的，小学、初中必须填）；、
2、干部身份必须有高中以上学历；
3、高中以下学历必须有高中毕业证；
4、国外的大学必须有中文学位、学历认证书；
5、1977年以后入学的必须有：（1）入学登记表
（2）毕业登记表、 （3）成绩表
（4）毕业证书、学位证书
（二）职称材料：
1、逐级而来；
2、职称呈报表、评审表、认定表、证书必须有。
（三）科研材料：
1、学术材料被县级以上机关评定的均归档。
（四）培训材料：
1、一个月以上培训材料必须齐全；
五、政审、证明材料：
1、从2006年10月起，不再办理本人提出的认定出生日期的要求；
2、出生日期认定应根据档案中最早记载和本着认大不认小的原则认
定 ；
3、1992年7月23日前参加工作时间为县以上劳动人事部门参加工作时间认定；
4、从2008年1月1日以后从用工之日认定，认定应根据接收分配文件或转正定级审批表中参加工作时间认定；
5、知青时间应根据知青相关材料认定，从下乡插队之日算起；
6、军转干部的部队认定可以以部队认定日期为准；
7、回乡知青：参加工作时间应按照实际参加工作时间认定；
8、退伍士兵，军人参加工作时间以批准入伍之日算起（入伍登记表）；
9、招工：以招工登记表为准；
10、临时工以毕业后参加工作时间的时间为准。
六、党、团材料：
1、入团志愿书，入团申请书，退团材料；
2、入党志愿书；入党申请书，转正申请书；
3、1985年、1990年的要有填写的党员登记表（如没有，由干部所在单位出具证明放入）；
4、多写的申请书存最初和最末写的两份；
5、如入党志愿书丢失，两份材料四个章：入党介绍人、入党单位的证明材料、盖章、上级部门填属实并盖章；个人填入党志愿书并在内说明情况。
七、表彰奖励材料：
1、地厅级以上的奖励材料要齐全；
2、处级以上单位予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）
表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；
3、享受政府特殊津贴材料；
4、煤炭三十年荣誉证书等。
八、处罚材料：
1、上级的处分；
2、公安机关的处罚；
3、处分期间的调查：核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料；本人
对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书。
九、工资、任免、出国、会议材料
（一）工资情况的材料：
1、新增人员工资审批表；
2、转正定级审批表；
3、工资变动（套改）表；
4、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表；
5、工资停发（恢复）通知单；
6、享受政府特殊津贴的材料；
5、解决各种待遇问题的审批表、批复等材料。
注：
1、工资变动登记表应放工资类第一页（9-1-1）；
2、93年以来工资材料要齐全（93年、06年工改表必须要有）；
3、涉及金钱的放入工资里；
4、工资材料必须齐全（没有写说明材料）；
5、工资停发、恢复均有材料；
6、调整工资标准表、工资审批表、每年的晋升薪级审批表必须要有；
7、正常晋升薪级表可以只有10年的表，但表上必须体现07-10年的晋升薪级表。
（二）任免材料:
1、02年以后材料要齐全；
2、任免、调动、授衔等材料：干部任免审批表及相应考察（表现）材料；
3、招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；
4、辞职、辞退、罢免材料；
5、退（离）休审批表等材料；
注：
1、职务变动登记表应放任免类（9-2），中间的职务变动需有省里章；
2、人员死亡、调动正常工资进出审批表纯粹的放入任免类（9-2）；
3、97年以前的可以用文件或文书复印、任职通知代替；其后填写还要补考察材料（必须要有考察单位和日期），没有时间及文号的要补填，补填必须有补填标识。
（三）出国（境）材料：
1、因公（私）出国(境)审批表；
2、在国(境)外表现情况或鉴定等材料；
3、外国护照、外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
（四）会议材料：
1、党代会、人代会、政协会、团体代表会，民主党派代表会形成材料；
2、中央和地方各级党委委员（候补委员）简历；
2、人大常委会委员、政协委员简历或当选通知或证明材料；
3、代表登记表等材料。
注：省级及以上级别党代会必须要有材料。
十、其他材料：
1、体检和工伤材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料。
2、治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
3、干部人事档案报送、审核情况的材料：干部人事档案报送单（说明材料）；
4、毕业生就业报到证（派遣证）；
5、人事争议仲裁裁决书（调解书）；
6、计划生育情况材料，再生育子女申请审批表等有参考价值的材料；
7、干部家庭社会关系情况表等有参考价值的材料；
8、知青证书复印件、知青登记表、介绍安置知青登记表，
9、其他说明材料如工资情况说明等。
第二篇：人事档案分类
档案分类
一、企业职工档案的内容和分类 ★第一类:履历材料
职工履历表,简历表以及反映职工个人履历情况的各类登记表 1.履历表(书),简历表; 2.职工,教员,军人(包括入伍,退伍)学生等各类人员登记表; 4.更改姓名材料; 5.就业登记申请书; 6.委托存档登记表(寄存人事档案登记表); 7.失业转就业育龄人员婚育情况登记表. ★第二类自传材料 工作经历
思想发展性质的自传 其它属于自传性质的材料
凡是本人书写的叙述本人经历,思想变化过程,家庭情况,社会关系等内容的材料,属于自传材料. ★第三类鉴定,考核,考察材料
职工鉴定,调动,考核,民主评议等内容的考察材料,登记表 1.鉴定表(含自我鉴定); 2.组织正式出具的职工表现材料; 3.考核登记表. ★第四类学历,培训和评定岗位技术(技能)材料
学历,学位,毕业生登记表,培训结业登记表,成绩登记表及毕业鉴定,证明材料; 晋升专业技术职务(职称)审批表,聘任呈报表及考绩材料,职业资格证书; 职工创造发明,科研成果,专利,著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录. ★第五类政审材料
审查职工政治历史情况的调查报告,审查结论,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或说明情况的材料, 主要证明材料; 甄别,复查结论(意见,决定),调查报告,批复及有关的依据材料; 入党,入团,参军,出国等政审材料; 更改职工的民族,年龄,国籍,入党,入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材 料. ★第六类参加中国共产党,共青团及民主党派的材料
中国共产党入党志愿书,入党申请书和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定,组织审查意
见及所依据的材料; 民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和
组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见; 中国共产主义青年团入团志愿书,申请书,团员登记表,退团材料;加入民主党派的有关材料. ★第七类奖励材料 各种先进人物登记表
先进模范事迹
嘉奖,通报表扬等材料 ★第八类处分材料
处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查,交待材料; 通报批评材料; 甄别,复查报告,决定,上级批复及本人意见; 公安机关和纪检部门处理违纪违法材料; 法院审判工作形成的判决书. ★第九类劳动关系和工资,待遇审批材料
工资级别登记表,职务工资变动登记表,调资审批表,定级和解决待遇的审批材料; 招用职工登记表,任免呈报表,录用和聘用(续聘)审批表,劳动合同,终止或解除劳动合同报告书,解聘,辞退 材料; 保险福利待遇(失业,养老,医疗,生育,工伤,住房公积金)的审批表,再就业材料; 从事特殊工种工作登记卡,企业职工参加工作时间及连续工龄核定表,计划生育审批表; 退(离)休审批表; 复员退伍,转业审批表; 大中专院校毕业生派遣证; 工作调动介绍信
出国,出境人员审批表; 党代会,人代会,政协会议,工青妇等群众团体代表会,民主党派代表会代表登记表. ★第十类其他可供组织参考的材料
招工,参军,参加工作,毕业生,工作调动等所做的体检表,有残疾的体检表,残疾等级材料; 非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书;个人诚信材料等.
二、归档要求
完整,齐全,准确,手续完备 注: 归档文件的书写和制作材料应能耐久保存,原则上统一使用十六开规格办公用纸;(185×260) 保证书写质量,字迹要端正,清晰,书写材料一般应使用碳素墨水,不得使用铅笔,圆珠笔,红色墨水,纯蓝墨
水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料
三、鉴别
1 ,判定归档文件是否属于某一立卷对象的职工档案或是否属于应归入职工档案的内容,对不属于职工档
案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理; 2, 判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料,未经办完或查证核实的不得归入职工档案; 3 ,审查材料是否齐全,完整,对不完整,来源和时间不明的材料,应查清注明后再归档;凡是查不清楚或对象
不明确的材料,不能归档; 政审材料一般应具备审查结论,调查报告,上级批复,主要证明材料,本人的交待等. 处分材料一般应具备处分决定(包括免以处分的决定),调查报告,上级批复,个人对处分的意
见等.以上材
料属于成套的,必须齐全. 4, 审查材料是否手续完备,须经企业审查盖章或本人签字的,应在签字盖章后归档; 审查结论,处分决定,组织鉴定,民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注 明经过本人见面. 任免呈报表须注明任免职务的批准机关,批准时间和文号. 出国出境审批表,须注明出去的任务,目的及出去与返回的时间. 5 ,鉴别时,发现档案中缺少有关材料,应及时进行登记并收集补充.
四、组件
原则: 每份文件为一件 注: 正文与定稿为一件,正文在前 正件与附件为一件,正件在前 原件与复制件为一件,复制件在前 原件与转发件为一件,转发件在前
五、排序
1,按归档文件形成时间排序
第一类 (履历) 第二类 (自传) 第三类(鉴定考核考察) 第四类(评定岗位技能和学历材料)第七类(奖励) 第九类(招用等) 第十类(其他) 2,按归档文件内容的主次关系进行排序 第五类(政审) 第八类(处分) 注: 材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人
检讨或交待材料等. 3,第六类
排列顺序为:按入团,入党,入民主党派排 入团志愿书应排在入团的其它材料之前
入党志愿书应排在入党的其它材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序. 4,第九类
材料既可按形成时间排序,也可按材料性质相对集中排序. 按材料性质相对集中排序的方法是: 工资情况的材料 录用,任免材料 保险福利待遇材料 出国,出境材料
每种材料再根据形成材料的时间顺序排列
六、修整装订 总要求: · 以件为单位 16 开(185×260) · 装订应结实,整齐,不掉页,不倒页,不压字, 不损坏文件,不妨碍阅读
(一)对超出16 开规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪
裁的材料,须进行折叠.折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠,竖折叠,横竖交叉或梯形折叠等办法. 折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字,照片不得损坏,便于展开阅读. (二)对破损,卷角,折皱和小于16 开规格的档案材料,要进行裱糊.裱糊用的衬纸,必须采用白纸;浆糊和胶
水必须能防虫蚀,不腐蚀纸张;裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤. (三)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,保证装订,不压字,不损害材料内容. (四)拆除档案材料上的大头针,曲别针,订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料. 装订要求: 每个职工的档案材料,必须装订成卷,做到案卷整齐,平整,装订牢固,具体方法: (一)目录置于卷首,材料排列顺序与目录相符. (二)理齐档案材料.材料条件好的应做到四边整齐,条件较差的,以左边和下边两边为齐. (三)打孔.在材料左侧1.5 厘米处竖直等间距打三个孔,孔距8.3 厘米,用鞋带装订. (四)使用国家统一规定的标准职工档案卷皮.档案卷皮须书写档案人的姓名. (五)装盒.将装订好的案卷装入职工档案盒中,填写姓名,档案号和籍贯. (六)职工档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查. (七)后续档案材料的整理.后续职工档案材料,每半年整理一次,将材料内容填写到相应的目录中,并将经
手人员姓名和日期填写在备注栏内,将材料装订到案卷中.
七、编目 1,页号编写
在有书写内容的每页归档文件正面的右下角,背面的左下角起依次标注页号 注: 托裱若干小幅面材料的1 张托裱纸按1 页进行编号 2,类件号编写
在归档文件首页右上方空白位置加盖"类件号"章 类号:"一"到"十" 件号为同一类材料内的顺序号,按时间顺序或主次关系确定 页数为阿拉伯数字 3,卷(袋)内目录
·置于每个职工档案材料卷(袋)首 ·用耐久材料书写或计算机打印 ·各项目应填写应完整,准确 注一
:每类之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用 类件号:按照类别排列顺序,如:"一类第一(或1)件" 责任者:归档文件形成单位或个人,即文件的署名者
题名:填写归档文件的标题,应完整,准确;对没有题名或不能反映文件内容的,应另行编写,用"[ ]"括起
日期:采用阿拉伯数字8 位表示,可分两行书写 页数:该件材料总页数
要求: 每卷档案必须有详细的档案材料目录.目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写.具体要求: (1),按照类别排列顺序及档案材料目录格式逐份逐项地进行填写; (2),根据材料题目填写"题名".无题目的材料应拟定题目.题目过长,可适当简化.拟定题目或简化题目,必
须确切反映材料的主要内容或性质特点.凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加 以注明; (3),"日期"一般采用材料落款标明的最后时间.复制的档案材料,采用原材料形成时间. (4),书面目录要工整,正确,清楚,美观,不得使用圆珠笔,铅笔,红色及纯蓝墨水书写目录.填写目录后,要检
查核对,做到准确无误; (5),书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用. ★卷内备考表的填写:后面填初次整理时间及人员姓名 中间填每年整理人,检查人,整理时间 4,检索工具 要求
企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账(案卷目录).项目包括:姓名,档号,存放地址, 备注等.按姓氏笔画多少或第一个字母的顺序排列.每个姓氏后预留部分空格,常用姓要预留多一些."王, 刘,李,张," 职工档案用"10"或"ZG"来表示,下设1,在岗职工,2,退休职工,3,离岗职工,4,死亡职工,案卷号的表示
如,"ZG1-1" "ZG2-1"
八、档案装具 档案卷皮档案袋 卷皮规格: 长27.4 厘米,宽20.5 厘米;左边设三个装订线眼,眼距(从眼中心算起)8.3 厘米;线眼中心距左侧边沿1.5 厘米,上下线眼中心距上下边沿均为5.4 厘米 材料: 一般可采用300 克的单面白板纸加包布面,或只用布包边角,也可以用纸裱糊,但不宜过厚,以减轻档案重 量 颜色: 应采用浅色,如浅黄,乳黄色等,不能用大红,大绿,或黑,蓝,紫等深色.卷面上的字,一律用正红色 项目: "企业职工档案","姓名",字体与距离: "企业职工档案"用楷体(72 磅),字与卷面上边沿距离为7 厘米
"姓名"用大一号宋体,与卷面下边沿相距5.5 厘米,书写姓名不得用同音字或不规范的汉字 2 ,档案袋
规格: 长30 厘米,宽23 厘米,厚(折叠部分)2.5 厘米 材料质量: 可根据条件选用较好的牛皮纸 袋面项目: "企业职工档案袋","姓名","制作单位" 字体和字的颜色
与档案卷面同."单位"在"姓名"下边
第三篇：人事档案分类大全
企业人事档案建立
一、企业职工档案的内容和分类
★第一类:履历材料
职工履历表,简历表以及反映职工个人履历情况的各类登记表 1.履历表(书),简历表; 2.职工,教员,军人(包括入伍,退伍)学生等各类人员登记表; 4.更改姓名材料; 5.就业登记申请书; 6.委托存档登记表(寄存人事档案登记表); 7.失业转就业育龄人员婚育情况登记表. ★第二类 自传材料 工作经历
1.思想发展性质的自传
2.其它属于自传性质的材料
3.凡是本人书写的叙述本人经历,思想变化过程,家庭情况,社会关系等内容的材料,属于自传材料. ★第三类 鉴定,考核,考察材料
职工鉴定,调动,考核,民主评议等内容的考察材料,登记表 1.鉴定表(含自我鉴定); 2.组织正式出具的职工表现材料; 3.考核登记表. ★第四类 学历,培训和评定岗位技术(技能)材料
学历,学位,毕业生登记表,培训结业登记表,成绩登记表及毕业鉴定,证明材料; 1.晋升专业技术职务(职称)审批表,聘任呈报表及考绩材料,职业资格证书; 2.职工创造发明,科研成果,专利,著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录. ★第五类 政审材料
审查职工政治历史情况的调查报告,审查结论,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或说明情况的材料,主要证明材料;甄别,复查结论(意见,决定),调查报告,批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料. 1 更改职工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材料. ★第六类 参加中国共产党,共青团及民主党派的材料
中国共产党入党志愿书,入党申请书和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定,组织审查意见及所依据的材料; 1.民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见; 2.中国共产主义青年团入团志愿书,申请书,团员登记表,退团材料;加入民主党派的有关材料. ★第七类 奖励材料 1.各种先进人物登记表 2.先进模范事迹
3.嘉奖,通报表扬等材料 ★第八类 处分材料
处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查,交待材料. 1.通报批评材料; 2.甄别,复查报告,决定,上级批复及本人意见; 3.公安机关和纪检部门处理违纪违法材料; 4.法院审判工作形成的判决书. ★第九类 劳动关系和工资,待遇审批材料
工资级别登记表,职务工资变动登记表,调资审批表,定级和解决待遇的审批材料;招用职工登记表、任免呈报表、录用和聘用(续聘)审批表、劳动合同、终止或解除劳动合同报告书、解聘、辞退材料. 1.保险福利待遇(失业、养老、医疗、生育、工伤、住房公积金)的审批表,再就业材料; 2.从事特殊工种工作登记卡,企业职工参加工作时间及连续工龄核定表,计划生育审批表; 3.退(离)休审批表; 4.复员退伍,转业审批表; 5.大中专院校毕业生派遣证; 6.工作调动介绍信
7.出国,出境人员审批表;
2 8.党代会,人代会,政协会议,工青妇等群众团体代表会,民主党派代表会代表登记表. ★第十类 其他可供组织参考的材料
1.招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所做的体检表,有残疾的体检表,残疾等级材料; 2.非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书;个人诚信材料等.
二、归档要求
完整,齐全,准确,手续完备 注: 归档文件的书写和制作材料应能耐久保存,原则上统一使用十六开规格办公用纸 (185×260);保证书写质量,字迹要端正,清晰,书写材料一般应使用碳素墨水,不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料.
三、鉴别
1.判定归档文件是否属于某一立卷对象的职工档案或是否属于应归入职工档案的内容,对不属于职工档案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理; 2.判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料,未经办完或查证核实的不得归入职工档案; 3.审查材料是否齐全,完整,对不完整,来源和时间不明的材料,应查清注明后再归档;凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档; （1）政审材料一般应具备审查结论,调查报告,上级批复,主要证明材料,本人的交待等. （2）处分材料一般应具备处分决定(包括免以处分的决定),调查报告,上级批复,个人对处分的意见等.以上材料属于成套的,必须齐全. 4.审查材料是否手续完备,须经企业审查盖章或本人签字的,应在签字盖章后归档; （1）审查结论,处分决定,组织鉴定,民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面. （2）任免呈报表须注明任免职务的批准机关,批准时间和文号. （3）出国出境审批表,须注明出去的任务,目的及出去与返回的时间. 5.鉴别时,发现档案中缺少有关材料,应及时进行登记并收集补充.
四、组件
原则: 每份文件为一件 注: 正文与定稿为一件,正文在前 正件与附件为一件,正件在前 原件与复制件为一件,复制件在前 原件与转发件为一件,转发件在前
五、排序
1,按归档文件形成时间排序
第一类 (履历) 第二类 (自传) 第三类(鉴定考核考察) 第四类(评定岗位技能和学历材料)第七类(奖励) 第九类(招用等) 第十类(其他) 2,按归档文件内容的主次关系进行排序 第五类(政审) 第八类(处分) 注: 材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等. 3,第六类
排列顺序为:按入团,入党,入民主党派排 （1）入团志愿书应排在入团的其它材料之前 （2）入党志愿书应排在入党的其它材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序. 4,第九类
材料既可按形成时间排序,也可按材料性质相对集中排序. 按材料性质相对集中排序的方法是: （1）工资情况的材料 （2）录用,任免材料 （3）保险福利待遇材料 （4）出国,出境材料
每种材料再根据形成材料的时间顺序排列
六、修整装订
（一）总要求: 1.以件为单位 16开(185×260)
4 2.装订应结实,整齐,不掉页,不倒页,不压字,不损坏文件,不妨碍阅读. (1)对超出16开规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠.折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠,竖折叠,横竖交叉或梯形折叠等办法.折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字,照片不得损坏,便于展开阅读. (2)对破损,卷角,折皱和小于16开规格的档案材料,要进行裱糊.裱糊用的衬纸,必须采用白纸;浆糊和胶水必须能防虫蚀,不腐蚀纸张;裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤. (3)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,保证装订,不压字,不损害材料内容. (4)拆除档案材料上的大头针,曲别针,订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料.
（二）装订要求: 每个职工的档案材料,必须装订成卷,做到案卷整齐,平整,装订牢固,具体方法: (1)目录置于卷首,材料排列顺序与目录相符. (2)理齐档案材料.材料条件好的应做到四边整齐,条件较差的,以左边和下边两边为齐. (3)打孔.在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔,孔距8.3厘米,用鞋带装订. (4)使用国家统一规定的标准职工档案卷皮.档案卷皮须书写档案人的姓名. (5)装盒.将装订好的案卷装入职工档案盒中,填写姓名,档案号和籍贯. (6)职工档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查. (7)后续档案材料的整理.后续职工档案材料,每半年整理一次,将材料内容填写到相应的目录中,并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内,将材料装订到案卷中.
七、编目
1,页号编写
在有书写内容的每页归档文件正面的右下角,背面的左下角起依次标注页号 注: 托裱若干小幅面材料的1张托裱纸按1页进行编号 2,类件号编写
在归档文件首页右上方空白位置加盖"类件号"章 类号:"一"到"十"
5 件号为同一类材料内的顺序号,按时间顺序或主次关系确定 页数为阿拉伯数字 3,卷(袋)内目录
·置于每个职工档案材料卷(袋)首 ·用耐久材料书写或计算机打印 ·各项目应填写应完整,准确 注一
:每类之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用 类件号:按照类别排列顺序,如:"一类第一(或1)件" 责任者:归档文件形成单位或个人,即文件的署名者
题名:填写归档文件的标题,应完整,准确;对没有题名或不能反映文件内容的,应另行编写,用"[ ]"括起
日期:采用阿拉伯数字8位表示,可分两行书写 页数:该件材料总页数 要求: 每卷档案必须有详细的档案材料目录.目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写.具体要求: (1),按照类别排列顺序及档案材料目录格式逐份逐项地进行填写; (2),根据材料题目填写"题名".无题目的材料应拟定题目.题目过长,可适当简化.拟定题目或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点.凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加以注明; (3),"日期"一般采用材料落款标明的最后时间.复制的档案材料,采用原材料形成时间. (4),书面目录要工整,正确,清楚,美观,不得使用圆珠笔,铅笔,红色及纯蓝墨水书写目录.填写目录后,要检查核对,做到准确无误; (5),书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用. ★卷内备考表的填写:后面填初次整理时间及人员姓名 中间填每年整理人,检查人,整理时间 4,检索工具 要求
企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账(案卷目录).项目包括:姓名,档号,存放地址,备注等.按姓氏笔画多少或第一个字母的顺序排列.每个姓氏后预留部分空格,常用姓要预留多一些."王,刘,李,张," 6 职工档案用"10"或"ZG"来表示,下设1,在岗职工,2,退休职工,3,离岗职工,4,死亡职工,案卷号的表示如,"ZG1-1" "ZG2-1"
八、档案装具
档案卷皮 档案袋
（一）档案卷皮 1.卷皮规格: 长27.4厘米,宽20.5厘米;左边设三个装订线眼,眼距(从眼中心算起)8.3厘米;线眼中心距左侧边沿1.5厘米,上下线眼中心距上下边沿均为5.4厘米 2.材料: 一般可采用300克的单面白板纸加包布面,或只用布包边角,也可以用纸裱糊,但不宜过厚,以减轻档案重量 3.颜色: 应采用浅色,如浅黄,乳黄色等,不能用大红,大绿,或黑,蓝,紫等深色.卷面上的字,一律用正红色 4.项目: "企业职工档案","姓名",字体与距离: "企业职工档案"用楷体(72磅),字与卷面上边沿距离为7厘米
"姓名"用大一号宋体,与卷面下边沿相距5.5厘米,书写姓名不得用同音字或不规范的汉字
（二）档案袋 1.规格: 长30厘米,宽23厘米,厚(折叠部分)2.5厘米 2.材料质量: 可根据条件选用较好的牛皮纸 3.袋面项目: "企业职工档案袋","姓名","制作单位" 字体和字的颜色与档案卷面同."单位"在"姓名"下边
