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第一篇：档案数字化建设实施方案
为全面提高我市档案现代化管理水平，认真贯彻落实湘办发〔2016〕29号《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》文件精神，推动我市档案数学化建设,决定2017年在全市范围内开展“档案数字化建设年”活动，特制定如下实施方案。
一、指导思想
以科学发展观为指导，紧紧围绕建设“三个体系”的档案工作目标，加强档案信息化建设，提高档案现代化管理水平，促进档案事业科学发展。
二、工作目标
2017年主要对重点档案、民生档案、诚信档案，进行数字化加工，并建立案卷和文件目录数据库、全文数据库、多媒体数据库。具体任务如下：
1、各县市区档案馆完成5000卷重点档案的数字化加工。
2、各县市完成4个县市直单位的档案数字化加工;市辖三区各完成1个区直单位的档案数字化加工。
3、市直、部省属驻邵单位重点抓好市财政局、市国土局、市房产局、市工商局、市住房公积金管理中心、市残联、市一人民医院、市房屋产权处、市机关社保处、市人才交流中心、市职业介绍中心、市妇幼保健院、邵阳学院、人民银行邵阳市中心支行等14个单位的数字化加工。
4、根据诚信档案管理的要求，整合全市诚信档案信息资源，初步建立全市诚信档案数据中心或平台。
三、组织实施
1、动员部署(2017年3月-5月)
在2017年全市档案工作会议上进行总动员，制定下发《邵阳市档案局关于开展档案数字化建设年活动的实施方案》，部署安排档案数字化工作，全面启动“档案数字化建设年”工作。
2、督查落实(2017年6月-11月)
广泛开展“档案数字化建设年”的各项工作，重点对50个重点单位的档案数字化工作进行具体的业务指导;加强对其他单位的监督检查。
3、总结验收(2017年12月)
各级档案行政管理部门将采取多种形式对相关单位档案工作规范化管理进行验收，并总结表彰全市“档案工作规范化管理年”活动。
四、工作要求
各级各单位要加强对“档案数字化建设年”活动的领导，特别是当地党委、政府要引起足够的重视，及时听取工作汇报，安排必要工作经费，切实保障活动扎实有序开展。要严格按照方案的要求，精心组织，统筹安排，抓好落实。县市区档案部门要将确定好的县市区档案信息化单位，按目标任务的要求将单位名单于2017年6月底报档案局业务科。
第二篇：档案数字化实施方案
档案数字化实施方案
档案数字化建设实施方案
为了进一步加强黄冈市档案馆信息化建设，根据国家档案局、中央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》、湖北省档案局《湖北省档案信息化建设十年规划》及市委、市政府对档案信息化工作的要求，结合我局工作实际，制定本实施方案。
一、指导思想和基本原则
档案信息化建设的指导思想：以邓小平理论、“三个代表”和科学发展观为指导，坚持档案工作紧紧围绕市委、市政府中心工作，服务全市经济社会发展。以档案信息资源开发利用为核心，以建设档案信息网络，促进公共服务为目的，积极推进档案接收电子化、档案存储数字化、档案管理自动化和档案服务网络化的进程，促进档案事业持续、健康、快速发展，为全面建设小康社会服务。
档案信息化建设的基本原则：遵循“统筹规划、分级负责;项目带动、稳步实施;需求导向、典型示范;多措并举、安全可控”的原则，加快推进档案信息化建设步伐。
二、总体目标
加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，稳步实施存量档案数字化，增量档案电子化，建立数字化综合应用平台，开展已经公开现行文件和档案信息网上查询服务，积极推进数字档案馆和数字档案室建设，全面提高档案工作的质量和效率，建设一支适应档案信息化发展需要的人才队伍，满足社会各界日益增长的档案信息利用需求。
三、主要任务
1.加快推进档案馆数据库建设。逐步建立档案数据库，到2017年完成馆藏17完卷档案的数字化转换工作，实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。
2.加强电子文件归档管理。加强对全市机关和企事业单位的`电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。做好1996年建市前市直机关单位电子档案的移交接收工作。逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。
3.充分利用和发挥网站的作用。不断丰富网站内容，有计划地上传开放档案目录，向社会提供网上查询和利用服务，及时更新档案信息和网页内容，让利用者不出家门就能了解所需的档案信息，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。
4.加强档案信息化人才队伍建设。坚持把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入培训教学计划;加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。
5.完善档案信息安全管理体制。加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全;加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效;存有档案数据库的计算机要与一切外网实行物理隔离，要认真执行采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和信息网络传输的安全，防止失密、泄密的发生。每年的数据备份要严格按照省局的技术要求进行，保证备份数据的可利用。
四、方法措施
(一)组织模式
馆藏档案数字化任务由市档案技术指导中心负责实施，技术指导中心要制定数字化方案，开展数字化工作。馆藏档案数字化任务从2013年起到2017年全部完成。
(二)建立制度
建立数字档案管理制度，严格执行各项管理制度。制定档案数字化规程、档案安全保密、档案数据管理维护、档案设备维护使用等制度。建立领取档案、归还档案登记制度，确保档案的安全。
(三)信息安全
档案及目录数据至少应制作三套备份，脱机分开保管，一套异地保存，定期进行更新备份，并确保网络设备、设施、介质和信息的物理安全。此项为长期工作。
(四)数据验收
在完成市档案馆馆藏档案数字化任务后，及时向市档案局档案数字化建设工作领导小组申报验收，认真准备好各种验收工作。具体验收时间由市档案局档案数字化建设领导小组统一安排。
五、工作要求
一要统一思想认识。档案数字化后有利于提高档案利用工作效率，实现快速检索、资源共享、远程服务。有利于提高档案保护工作水平，减少档案利用损坏、促进档案抢救工作、提高信息安全系数。是档案创新转型的重要内容，全局上下务必高度重视，合力推进档案数字化建设。
二要加强组织领导。档案数字化是一项投入大、周期长、环节多、要求高的工作，做好这项工作，需要有认真的精神，务实的作风，科学的态度和严格的管理。成立由局长任组长、其他党组成员任副组长、各科室负责人为成员的档案数字化建设工作领导小组，加强对此项工作的领导。
三要搞好配合协调。档案数字化建设是一项长期工作，各科室(中心)应密切配合，共同完成好馆藏档案数字化工作。
六、保障措施
积极争取市委、市政府对我市档案馆信息化建设的支持，将信息化建设资金列入财政预算。根据信息化工作安排，设备购置、数字化人员工作经费、安全保障设施经费、信息维护经费、异地备份等工作经费从信息化建设经费财政预算中列支;同时为人员技术培训、业务知识学习提供相应的平台，以此为我市档案信息化建设提供良好的环境，加快推进我市档案信息化建设。
本实施方案从20XX年12月起执行。
第三篇：档案数字化方案制定与实施
档案数字化方案制定与实施
馆藏传统载体档案数字化的问题，许多地方档案馆进行了实践，积累了一定的经验，对全国档案数字化建设起到了推动作用。但是，总结以前我国档案数字化建设的不足和失误，往往不是信息技术支持不够，而是绝大多数都知道搞数字化，但档案数字化目的是利用的主题不突出，忽略档案开放鉴定与数字化档案利用的逻辑关系，对先剔除无用档案后开展数字化的思路不明确，没很好研究档案数字化的整体效果就大张旗鼓地做起来了。进而出现数字化目录数据和全文数据不对应、找不着或不好用等问题不少，档案数字化的量虽多，但能上网利用或者说能上互联网利用的很少，数字化返工的现象比较突出,使有限的资金投入并没有体现在数字化档案的利用效益上，这一点已引起档案系统管理和技术高层领导的重视，许多实践工作者已开始进行有益的探索。
面对网络时代公众迫切需要远程、公开、快捷的档案信息，面对馆藏浩瀚如海的案卷，面对当前我国档案数字化需要解决的一系列问题，长春市档案馆与中国人民大学信息资源管理学院共同承担了国家档案局科技项目《档案数字化方案研究》。该项目经过课题研究人员的共同努力，已取得初步研究成果。通过课题研究，对档案数字化方案的研究提出了一些观点和看法，大家交流和讨论。
一、确定档案数字化指导思想与原则
档案数字化指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护馆藏档案原件完好，保证数字化档案真实准确，更好地发挥档案信息资源的作用。
档案数字化原则是：遵循重要档案数字化的价值性原则、常用档案数字化的实用性原则、开放档案数字化的开放性原则、褪迹档案数字化的抢救性原则，解密档案数字化的及时性原则，目录数字化与全文数字化分步的时效性原则，档案数字化加工与利用同步的一致性原则。
二、明确档案数字化策略
（一）需求导向,急用先上策略
1．需求导向策略
社会需求对档案利用的影响应该是档案工作者特别关注的问题。我们用统计数字加以分析。
（1）随着编史修志工作纳入各地工作规划，1986年全国省（区、市）综合档案馆接待编史修志查档卷数占利用总卷数的69%。随着编史修志阶段性高潮过去，2003年全国省（区、市）综合档案馆接待编史修志查档卷数占利用总卷数的28%。下降41个百分点。(此数据来自国家档案局法规司保存的档案统计年) （2）随着社会保障制度的建立和国有企业改革的深入，长春市档案馆查阅工人调配档案卷数占利用总卷数的百分比，由2002年的1%增加到2004年的占利用总卷数的68%。(此数据来自长春市档案馆利用统计数据库) 由此看出，国家、地方新政策的出台和工作部署对档案利用的影响程度。从宏观上讲，档案利用已实现了两个转变，服务重点由政治领域转变为经济领域，服务对象由机关干部扩展到公众百姓，特别是为百姓提供凭证案例急剧上升。用动态观念研究当前与长远社会对档案的需求，并指导档案数字化与利用服务工程实践应该是档案部门的必然选择。
2.急用先上策略
地方档案馆馆藏档案数量众多。但并不是所有档案都在现实中利用，有相当大一部分多年不用。2004年全国省（区、市）综合档案馆档案平均利用率仅为1.6%。虽然档案馆众多全宗中当地党委、政府全宗利用率高是一般规律，但其他全宗利用情况往往和政策、时间的变化而变化，影响更大。所以，各级地方档案馆按照近期利用统计情况和发展趋势确定数字化的先后顺序是科学的选择，利用优化理论进行档案数字化筛选，快速反应,突击完成急用档案数字化任务，能够达到更好地发挥档案作用的目的,实现即时投入使用的预期。(此数据来自国家档案局法规司保存的档案统计年报)
(二)本级为主,分步实施策略
（1）本级为主策略
根据档案馆职能分工和档案来源原则,各级地方档案馆永久档案绝大多数是本级机关形成的，一般都占50%以上，这部分档案自然是当地档案馆数字化的重点。同时，地方档案馆都保管着大量的上级档案文件，馆际之间上级档案文件重复是必要的，这些纸质文件来源一般都是上级机关统一印制的。进入信息时代，地方档案馆都面临着保管的上级档案文件全文数字化问题，特别是上级档案文件的开放鉴定审查问题，与其各地分头审查上级档案文件开放和进行数字化，不如国家档案局着手进行档案全文数字化和开放鉴定分工、协作，向馆际共建、共享已有鉴定和数字化成果的方向发展。地方档案馆坚持本级为主的原则，根据需要和可能适时、适量地进行利用频繁政策性上级档案文件的全文数字化，以满足当前工作的急需，尽量减少档案馆多层的重复劳动。
（2）分步实施策略
馆藏档案数字化不可能一步到位，而且档案室进馆范围档案陆续进馆，进馆范围档案实施档案数字化馆室共建、共赢、共享的策略非常重要。在具体实施过程中，文件级目录数据库建设是最基础性的工作，是第一位需要建全的，但并一定是文件级目录数据库建成后再建其它数据库。专题数据库建设是根据现实需要而适时建立。全文数据库建设是满足信息检索需要而必须加快建设的数据库。
(三)剔除无用，避免浪费策略
1.剔除无用策略
地方档案馆馆藏现行档案主要来自于机关各个立档单位，其档案文件进馆的决定权掌握在立档单位文档人员手里，加之国家档案保管期限表几经修改和许多条款至今还比较笼统，所以，不该归档的、不该进馆的、文件重复的档案进馆颇多。特别是建国超过50年以后，半数左右长期保管的档案逐年超过保管期的最上限，这些档案实际上绝大多数已失去保存和利用的价值，但它们仍占据着档案管理的各种资源。
2.避免浪费策略
面对数字化方法的选择，剔除无用，避免浪费应该是一种长久策略，把大量失去保存价值的档案先剔除，避免把无用档案数字化，再造数字化垃圾。
三、优选档案数字化技术与业务路线
档案数字化建设周期长，信息技术又处在快速发展之中，各个档案馆数字化基础和条件不同。从本馆实际出发，优选档案数字化技术与业务路线特别重要。
（一）计算机新技术与档案数字化业务的有机结合
信息技术的发展给档案数字化效率和质量的提高带来深刻的影响，本着技术为需求服务的理念，无论是利用哪一种档案管理系统，都要适应档案数字化流程重组和再造需要,适时进行软件升级,通过软件升级固化技术与流程重组与创新，使档案数字化的效果更好。同时，设计符合国家标准与适应自身需要的数据库结构，使档案数字化的过程优化，数字化档案的利用快捷。
（二）档案鉴定与数字化同步
鉴定与数字化同步的目的是加快数字化档案信息的利用。在计算机网络环境下同步进行档案鉴定与数字化工作是发展趋势。这种档案鉴定是以剔除无用档案为前提，以鉴定档案开放为主，按需求筛选全文数字化档案，为适时提供数字化档案信息服务打基础的过程。
(三)档案数字化与上网利用同步
数字化档案分开放与不开放两种。在计算机网络环境中，在确定档案开放与不开放的同时，开放档案即上互联网。开放与不开放档案数据在局域网中即时使用。
档案数字化及管理流程重组不可能一次到位，它是一个管理思想不断地变化的过程，适时把新技术和新理念纳入进去是非常重要的。
四、细化档案数字化操作方法
实践证明，在计算机网络环境下，档案数字化和利用服务工程以建立流水作业线，提高工作效率和效益为最佳方式。
(一)优化配置各种资源
档案数字化建设需要投入,特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。地方档案馆在具备一定档案数字化条件的基础上，要按照成本效益最大化理论，根据不同的情况，进行档案专业人员和数字化技工人员、计算机和扫描设备的合理搭配，优化档案数字化各种资源配置，提高档案数字化建设的投入产出比，构建档案数字化投入小产出大的新模式。
1．计算机网络环境下档案数字化与利用服务工程流水线资源配置案例
（二）首先建立文件级目录数据库
满足一般检索和管理的需要，建好档案文件级目录数据库。目前，绝大多数综合档案馆，由于没有实现全部档案的文件级目录机检，查找档案不快、不准、不全的问题普遍存在。另外，档案的统计单位主要是卷和延长米，而档案的最小单位是文件的件数，以件为单位的底数不清是普遍存在的问题。所以，把文件级目录数据库建设作为一项基础性工作，在提高档案的查全率、查准率的同时，利用计算机实现档案以件数为基本单位的管理是非常必要的。
1．高度重视文件级目录数据录入的前期处理。档案馆的案卷来自各个立档单位，案卷是由文档人员在档案局业务人员指导下形成的。但是，由于文档人员变动频繁、档案业务指导面多线长，案卷质量难以适应计算机精确管理的需要，加之个别文件形成时的先天不足，给文件级目录数据库建设带来许多麻烦。实践证明，进行文件级目录录入的前期处理，抛开原有的文件目录，按卷内实有文件一一录入，把题名不反映主题、目录与实体不符等一系列问题一并处理是非常必要的。
2．科学合理地设计数据库结构。文件级目录数据库结构包含三方面功能为最佳。一是符合国家有关标准及实际情况，文件题名、责任者等满足文件检索需要的字段。二是存毁、开放、扫描等数字化加工阶段利用的字段。三是数据录入、校对、鉴定、审查等标明责任的字段。
3．数据质量是数据库的生命。建立在计算机环境下，以上网公开利用为根本目的文件级目录数据库，与纸质文件目录有本质的区别。纸质文件目录有问题只有档案馆内部少数人知道，利用者并不清楚。但是，文件级目录数据库进入网络，特别是向社会公开的部分，对数据库的质量要求是相当高的，数据质量也是当前制约许多数据上网利用的瓶颈之一。
（三）适时建立专题数据库
满足特殊检索需要，适时建立档案专题数据库。馆藏档案仅靠文件级目录数据库是不可能解决全部检索问题的。随着客观需要的变化，对某一专题档案有集中利用的需求是经常发生的，突击建立专题数据库，满足社会需求，是档案馆与时俱进的突破口，也是充分发挥档案作用的最佳时机。主要把握三个方面：一是根据馆藏档案内容确定专题数据库的总体布局。二是按需求分期建立专题数据库。三是根据文件内容和检索需要分别设立不同的专题数据库结构。
（四）优选建立全文数据库
满足信息检索的需要，建立档案全文数据库。按照国家档案局提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文数字化的要求，按照“二八”定律，即以20%的努力达到80%的效果，通过多年档案利用统计数据分析，优先全文数字化档案的全宗、年代。在网络中、在文件级目录的基础上同步进行档案存毁、开放、数字化鉴定与筛选，进而形成与文件级目录一一对应的全文数据库，并确保数字化档案的真实、准确。
（五）档案数据库的管理
为了档案数字化与利用同步和数据安全管理的需要，档案数据库分在建数据库和成果数据库两大类。
1．在建数据库的设立。在建数据库是为了数字化加工所设立的动态库，是数据不断变化的数据库。例如，设立文件级目录数据录入库，它是每个录入人员都分配给操作权限的动态库，属于在建数据库。而完成的文件级目录数据库则是成果库。但是，在鉴定及全文数字化加工过程中它又成为全文数字化加工在建数据库。
2．成果数据库的使用。成果数据库只分配使用权限，只有特殊需要时经批准才分配数据改变的操作权限。
3．数据的管理与监督
建立技术负责人、超级管理员、数据管理员连锁责任制，实行审批者没有数据操作权，超级管理员只允许分配权限不允许使用数据操作权，数据管理员只有需要时经批准使用数据操作权，用后即刻收回。给予单位领导和相关中层干部全部数据的查看权，每天24小时可以时时对数据质量进行监督，形成数据管理监督新机制。
（六）数字化档案利用服务工程
数字化档案利用服务工程是以搞活数字化档案利用的目的，以局域网、政务网、互联网为平台，通过建立数据安全管理制度、网络安全运行制度和具有法律责任的网管、数据管理员、数字化加工人员、提供利用人员连锁责任制，环环相扣，从措施上保证数字化档案的准确。通过防火墙、CA认证、数字水印、电子签章、权限控制等计算机新技术，从技术上保证数据的安全，利用网络实现档案的法律效力，实现远程为利用者提供快捷、准确数字化档案的目标。
1．在局域网上应用
在局域网内，档案在建和成果数据库所有接待人员都有检索权限，对只进行目录数字化的档案实行现用现扫描全文的方法使之达到已全文数字化的档案一样效果，利用网络技术实现数字化档案利用替代档案原件利用、计算机打印件替代复印机复印件、电子签章替代手工盖章、接待人员和利用者不接触档案原件的目标。从而起到了运用数字档案高效利用、保护原件的作用。并积累了利用者凭加盖电子签章的数字档案打印件办理社会保险的成功案例，其数字化档案的法律效力得到认可，为档案馆参与电子政务开辟了新途径。
2．在互联网上应用
利用档案网站，通过CA证书等安全手段，不但实现了领导远程数据上传的审批，主要是开展开放档案远程查询、下载、打印。特别是把CA证书发给立档单位或使用单位档案室，为CA用户远程提供档案证明和数字化档案法律效力的体现,减少异地现场查询的不便，使档案馆参与电子政务成为现实。
五、加强档案数字化工作的行政管理
档案数字化涉及档案馆内部许多部门,加强组织管理工作显得十分重要,“三分技术七分管理”同样适合档案数字化与利用服务工程。各个档案馆涉及档案数字化加工和利用的内部组织机构设置不尽相同，但应按照效率优先的原则，在计算机环境下，把数据录入、鉴定、数字化加工、整理、数字化档案利用形成一个流水线，打破内部行政分工界限是发展趋势。无论是采取那种组织形式，优化人员组合重新分工在所难免，各个档案馆在组织实施方面有所不同是必然的。
1．加强计划管理
档案数字化建设是一项复杂的系统工程, 针对实际的调研和论证，运用科学方法预测，制定科学配置各种资源进行档案数字化的总体规划和年度专项计划，通过计划谋求管理系统的外部环境、内部条件、决策目标三者在动态上的平衡，实现管理决策所制定的各项目标。
2．强化组织实施
实施是一个复杂的活动过程，档案数字化建设又是一项全新的工作，技术含量高，涉及到许多因素，在实施过程中会出现各种各样的矛盾和困难，会遇到来自各方面的干扰，实施特别强调解决问题的及时性。通过创新行政管理与技术管理相互作用的新机制，实施有效的组织、指挥、协调、激励工作，保证档案数字化的计划目标的顺利实现。
3．增强管理的技术含量
档案数字化的建设过程贵在控制，重在管理。利用计算机进行档案数字化，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。在互联网上公开不真实、不准确的档案，将在世界范围内产生不良影响。特别是在网络环境下的流水作业，上一道工序一定要为下一道工序负责,各道工序工作量的对等与匹配同样重要，这必然要求行政、技术、质量管理的网络化。实践证明，建立数字化进度数据库、数字化质量反馈库、档案利用登记数据库，给局馆领导和相关人员分配使用权限，通过技术手段将全面质量管理思想引入档案数字化建设，实现全程管理、适时控制，达到强化数字化档案质量保证体系的目的。 档案数字化与利用服务工程是一项长期的任务，需要从理论上解决的问题很多，需要在实践中探索的问题也不少，我们将继续深化研究与实践。
第四篇：档案数字化方案制定与实施
关于档案数字化的实践与思考
当前，我国信息化发展战略的实施，电子政务的推进，为我国档案事业发展提供了难得的机遇。加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路，势在必行。对此，作为管理和拥有大量产权产籍信息资源的房产档案部门，为更好地适应形势发展的要求，我们着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案数字化进行了有益的实践与探索。
一、档案数字化的意义
1、档案数字化的含义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。
2、档案数字化的主要内容
①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。
②载体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。
3、档案数字化的主要作用
①档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是现行电子文件归档与电子档案管理。
②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴、代替原件使用，保护档案原件。⑵、数字化副本异地保存，输出磁盘、磁带供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。⑶、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。
③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。⑶“时间”不再受限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。 ④档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
二、档案数字化的实践
1、档案数字化工作回顾
为了加快实现档案的现代化管理，方便检索和提供利用，我馆多年来花大力气致力于档案信息库建设和档案的数字化工作。1993年，我馆购置微机，独立开发人事档案管理系统，开始档案数字化的工作，使得全局职工基本情况在电脑中一览无遗，工资情况也能被系统所显示。1998年开发文书档案管理软件，利用电脑管理文书档案目录。经过这些年的努力工作，我们将馆藏所有文书档案、人事档案全部录入电脑，并实现了电脑查询，极大方便了档案管理。2002年，我馆与市房地产产权处合并，而产权处在1995年，开发出产权产籍管理软件，房产交易办证实现电脑化办公，并在实践中不断完善程序，将绝大部分产权产籍档案录入电脑，为全市房产发证加快了办事流程，减少了出现错误的几率。
2、实施档案数字化工程的必要性
首先，大力推进国民经济和社会信息化，以信息化带动工业化，实现社会生产力的跨越式发展，是党中央抓住信息化这一机遇，在党的十五届五中全会作出的战略决策。为了适应国家信息化建设和档案事业发展要求，2002年11月25日，国家档案局制定下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，指出了“十五”期间档案信息化建设的指导思想、目标与主要任务。
其次，随着城市建设的快速发展,老百姓购房办证数量的激增,为保障尽可能缩短老百姓办理权证时间，不出现发证错误和重复发证，传统管理根本不能满足要求。
最后，2002年10月随着市房地产档案馆与市产权监督管理处的合并，档案管理工作出现了新的局面。湘潭市产权监督管理处开始建设湘潭市首个GIS系统——湘潭市房地产GIS系统，该系统最基础的工作也是最重要的工作是档案数字化工作（或称档案数据导入工作），只有保证档案数字化才能保障房地产GIS系统的基础的牢靠。
3、档案数字化工程的定位
产权产籍档案数字化工程是湘潭市房产局房地产GIS系统的子项目，旨在将海量产权产籍档案信息化、数字化，实现房地产GIS系统底层数据的全数字化，并通过建立后的系统实现“以图管房”，减少办证错误，提高办证时效，并通过GIS系统数据统计，向各职能管理部门和政府宏观调控部门提供数字化的档案信息及较为精确的统计报告，更好地为城市建设和房地产市场管理服务。
4、档案数字化工程需求分析 需处理量：A、产权档案：馆藏产权档案共计35万多卷。B、房产抵押、担保、司法查封档案：房产抵押档案12900余卷，担保档案2050余卷，司法查封档案1500余卷。C、正常业务：2003年9月1日之后的所有正常业务档案。
处理措施：划分时间线2003年9月1日，区分处理方式。时间线之前的档案将其档案实体整理与装订，各类档案详细录入相关页面数据，档案原件通过数字照相技术扫描；时间线之后的档案，按照新开发的正常办证流程来实现数字化。
5、档案数字化工程的内容
将所有各类档案进行规范整理，然后，分成档案鉴定、档案扫描、档案导入三个大的环节，11个小环节分类录入服务器数据库。不仅仅将档案原件扫描生成图片存储，并将档案原件上记载的55项相关重要业务数据真实、准确的录入数据库。
6、档案数字化工程实施情况
需求分析与设备考察阶段：调查分析馆藏情况，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，确定项目需求，根据需求考察当前各种高速扫描系统的集成解决方案。在设备考察阶段我们特别注意这么几个问题：A、档案数字化设备配置计划的成套性。B、档案数字化设备的配套性，也就是文档扫描仪和数字照相机优缺点对比，通过不断的实践，我们觉得数字照相机更加适应我们的工作。C、档案数字化项目硬件与软件的集成性。D、档案数字化方案与我馆需求的适应性。总之，考虑到档案信息数字化要经过一个较长的过程，因此我们从实际需要和长远打算出发，力求确保电脑、照相机、操作人员等设施人员数量的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。
系统实验阶段：2002年底，项目开始立项。组织业务、技术骨干远赴深圳、上海、黑龙江佳木斯市等地实践考察，2003年6月，正式成立房地产GIS系统领导小组、数据导入小组，调集相关业务、技术精英加入团队，正式开始实验阶段的工作，新购进了12台电脑微机，4台佳能数码相机，4台EPSON激光打印机，一台工作站服务器，设备安装调试完毕。通过前期和软件公司合作，共同开发我们所需要的软件。探索档案数字化工作在快速系统下，档案前期整理、档案扫描、质量检查、扫描文件管理、后期整理等全过程的协调配合问题，并探讨在高速系统下如何解决某些技术问题。经过近一年的测试，我们对整体系统流程和配套软件、数据库的性能有更进一步的了解，在项目的运作模式和系统管理等方面积累了一定的经验，同时，也锻炼了一支技术过硬的队伍，为系统的正式运行打下了基础。
项目实施阶段：本项目是一个长期、流程化运作的系统，从建立开始就必须确保能长期高速、稳定运行。在系统的开发与研究方面有一个时间周期，现把工作计划分为以下几个阶段：
①、系统总体方案框架设计：
2002年12月—2003年6月，完成系统总体框架，生成详细可行性分析报告，及相关配套业务标准、各类管理制度。 ②、系统建立：
2003年6月—2003年10月，系统建立，包括：硬件配置及软件的开发。 ③、系统试运行：
2003年10月—2004年2月。 ④、系统正式运行：
2004年2月起，系统正式运行，同学校签订合作框架协议，调集员工和学生共100多人，经过一段时间的业务及技能培训，参与系统的正式运行，在运行中不断完善升级。
三、对档案数字化的思考
1、提高认识，统筹规划
首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。
其次，作好统筹规划。将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。
最后，档案数字化是一项费时较长的工程，在大规模、流程化的数字化过程中，所有档案原件都需从档案库房分批大量取出，一定要保障档案原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。
2、加强基础工作，认真做好档案数字化
①、档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些档案原件中哪些页不需要数字化。
②、做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。
③、做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化中的人员业务培训。数字化工作是需要人来完成的，人员业务培训不过关，直接导致返工，间接导致成本的增加，时间段的延长。C、数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要做到非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。
3、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。
档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；业务形态于现有技术手段相抵触；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些业务问题和相关技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。 另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作，所以应加强这方面技术人员的培养。
第16届国际档案大会刚刚闭幕，此次会议的主题是：“档案、管理与发展：描述未来社会”。我们应不断学习最先进的档案管理模式，不断走出去看看，开拓眼界，才能跟上时代发展的主旋律。
国土房管档案馆档案影像管理系统
一、需求分析
----国土房管档案影像管理系统，其核心是完成纸面档案的影像化管理工作，将传统的纸面文档管理转变为对影像文档的管理，将传统的对纸面文档的数据索引方式转变为面对影像文档进行索引的方式，从而为业务的开展提供足够的、快速的信息保障，进而为提高工作效率打下坚实基础。
----系统要求：分别成立专职的扫描工作点、索引工作点、查询工作点。扫描工作点主要进行集中的扫描工作，开展索引前纸面文件的预处理；索引工作点主要完成索引数据的录入，数据入库、生成相关业务报表、建立影像文档库等工作；查询工作点可以是本单位内局域网上的任意多个工作站。
----以下对已掌握的需求要点分别进行分析，以及提出解决建议：
1、档案科目分类
需求：档案业务单式种类较多、分类查询方式也较多样 系统要求：软件在分类、录入上应当实现简便、快捷。
2、档案规格、尺寸
需求：虽然档案的尺寸、规格基本相同，但考虑到可能要涉及到的附件纸张规格有不同规格和纸张质量（薄厚），这对扫描仪应当有着较高的要求。 系统要求：采用能够实现多种规格尺寸的档案、档案可以实现同时扫描的设备，不必对规格、尺寸做任何限制和要求。
3、档案处理手续
在处理电子文档过程中，所有的档案都要按照类别、顺序号排列，但是如有缺漏要立即发验，保证文档的完整。原始档案和影印件要准确无误的保存起来。
系统要求：系统工作流程定义时，避免流程的逆转，要求图像扫描和处理时要准确无误，不能存在纠偏变形、遗失档案和要素等问题。
4、档案、档案要素
需求：档案的数量和格式不具有绝对固定性，不定期的会增加一些档案，档案的格式也存在变更的可能性。
系统要求：软件可根据档案数量、种类和要素的变化，可以自定义档案和要素。
5、档案纸张
需求：档案的纸张的质量差别虽然不是很大，但要保证原始档案的完整性；另外，有的手写体和印刷体字迹不很清晰。
系统要求：不能撕坏纸张；必须能够对字迹进行增强；扫描是能够自动识别纸张的薄厚，对于一部分年久的纸面文档，应采用平板扫描的方式进行处理。
6、档案的信息处理：
系统要求：历史档案处理，需要采用两台高端的扫描仪、2台中端自动进纸扫描仪，5台平板扫描，多台数码照相机，扫描时需人手做前期整理工作，以及后期的档案归档工作。 完成所有的历史档案的处理需要准备不低于1.3T的存贮空间。
7、扫描方式
需求：档案的扫描不进行分散扫描，分散扫描会造成各口工作人员的工作效率的极大下降，并且扫描后的文档较为混乱，不利于后续的索引工作。
系统要求：在减少硬件投入的情况下，有利于提高工作效率，减少扫描的工作环节和更有效地进行质量控制，扫描之前应对被扫描的档案进行归类整理，以方便扫描，扫描过后由QA进行质量检查。
8、正确索引
需求：要求写入数据库的索引数据要确保正确。
系统要求：为了确保索引相关信息被正确入库，可灵活采用一次录入，二次较对，或操作人员两次录入的工作方式，系统自动校对。
9、影像文档及数据安全
需求：档案管理部门所涉及的档案，对安全性及其保密性有很高的要求。 系统要求：可对影像化的档案资料进行加密。
10、影像文档的查询
需求：按一定的权限要求进行系统设置，完成查询的需求。
系统要求：采用安装客户端的方式，按一定的权限要求进行系统设置，完成查询的需求。
11、备份归档
需求：国土房管档案影像管理系统要求提供可靠的数据存储与备份。
系统要求：按现有的数据量以及计划中的投资，可以采取大容量存储设备磁盘阵列和磁带机作近线备份的方式保存数据。
12、查询响应速度
需求：系统查询速度需要考虑多用户、多数据时系统要能达到较佳的响应速度。
系统要求：影响系统查询速度的因素主要有三个：网络带宽、影像文件大小及并发用户的数量。所以影像文件的调阅速度基本上由周边网络设备设决定。
二、解决方案
1、目标
----国土房管档案影像管理系统担负着档案的管理的任务，是一个专职处理档案的职能部门，通过为国土房管档案影像管理系统建立档案影像管理系统，引入新一代的文件管理技术，为国土房管档案影像管理系统建立原始档案的影像档案库，以达到加强原始档案的管理、提高管理效率、降低管理成本、实现资料的快速查询及共享的目的。
2、概述
----信息行业作为知识经济时代的核心产业之一，近年来一直以惊人的速度在不断发展，而以纸面文件作为媒介的各种信息资料也呈爆炸性增长。如何有效管理这些信息资料，不断提高信息的使用效率，已经成为一个重要课题。
3、现状
----国土房管档案影像管理系统的在日常业务中，会产生大量档案，档案多以纸面文档的方式产生，以传统的数据处理方式进行处理，纸面档案每天都在大量地产生，再加上历史遗留文档，数量是非常惊人的，其中所涉及的信息数量也非常庞大。对于这些档案及信息，如何进行分类、保存和归档，录入、高效的查询，一直是一件非常棘手的事情。在传统模式下，总是被以下几个难题所困扰：
● 检索、查询和日常管理麻烦，工作效率不高； ● 纸面文档不好保存，很容易被损坏或弄污； ● 管理效率低下，管理成本居高不下； ● 档案调阅及信息利用效率较低；
● 工作低效率、高成本；
----从以上的介绍，不难看仅仅用手工进行纸面档案的管理有很大局限性，在信息技术飞速发展的今天，也越来越不合时宜了。如何利用最新科技，完成纸面档案的电子化管理工作已经成为当务之急。
4、影像技术简介
电子影像是指各类文档的电子照片。
----影像技术是指将各种文档制作成电子照片，使这些文档的采集、分发、使用、管理、存储完全电子化的相关技术，而传统的电子化技术是把文档上的信息制作成电子数据，把文档的流转和处理转化为数据的流转和处理。
----影像系统是指对经影像化处理的文档完成数据录入、查询、调阅、批改、存储等功能的一整套解决方案，通过方案的实施能有效的解决传统手工纸面文档管理所无法解决的难题，具体有以下几方面：
● 原始文档电子影像化备份； ● 可靠安全的数据管理；
● 文档“影像原件”的高效查询；
● 在减少工作难度的同时，进一步推进管理工作的规范化。
----文档影像化作为一种先进的信息管理手段，一经采用，必将大大提高纸面文档及数据的管理效率，降低成本，改进服务，提高信息利用率。 影像技术应用的可以分不同阶段开展 ● 初级阶段：影像化存档： 完成文档影像化工作及影像文件查询 不涉及工作流技术
不涉及业务过程
● 深化阶段：影像化业务处理： 工作流技术与影像技术结合 融入业务处理过程 从后台走向前台
三、详细的技术方案设计
1、工作流程设计
注：当有以下情况发生时，工作流程按以下的规定进行：
A． 扫描QA时发现漏扫、误扫、扫描质量太差：重新扫描。 B． 索引时发现漏扫、误扫、扫描质量太差：重新扫描。
C． 自动校对时发现有误：取有误的输入数据对照文件重新修改，计入日志，生成相应报表。
接收档案
对所接收的纸质文件，根据一定的规则按类别、按份数完成文档的第一次整理工作。 确立批次
以加入标识纸的方式，对每一份档案进行分隔；以一定的份数为一批，系统将自动生成批次号（注：也可以采用条码自动识别的方式进行分页及生成流水号，但采用条码方式需要加大软、硬件的投入。）
2、扫描 中高速扫描
系统采用PANASONIC 高速扫描仪KV-SS905CCN 2台、中速扫描仪KV-S7065CCN 2台，以每个批次为单位，放入扫描仪的自动进纸进行扫描。扫描时，自动生成档案的分类、分页。
3、影像处理
扫描质检
检查扫描的电子影像文件是否有漏扫、误扫和扫描质量欠佳等,以保证扫描输出高质量的电子影像文件。
进行扫描质检时可以采取扫描完后，在扫描工作站上进行扫描的电子影像文件进行质检。 扫描补漏
对于有质量问题的影像文件建议全批重扫以减少操作复杂性，个别情况下可以用平板扫描仪、数码照相机对那些漏扫、误扫和扫描质量欠佳的文件进行追加扫描。
4、原始档案装订入库
在对扫描后的电子影像文件检查无误，将原始档案采用常用的档案管理方式装订及入库。
5、索引
在索引时可采用一人两次录入，系统自动较对，对系统较对不一致的数据，进行校验及录入。
6、数据归档 接收数据及相应的报表，数据分别供业务数据库使用及影像文档库使用。
7、归档备份
本系统采用一台服务器、一个专用磁盘阵列对索引文件、影像文件进行备份；在进行索引文件备份可以采用定时备份或定容量备份，还可以采用不定时备份，这样影像文件服务器遭到灾难性破坏，可以直接将所备份的索引文件恢复。
8、检索、查询、管理影像文件
在对影像文件进行查询时，基于本系统的在局域网里的查询，采用安装工作站软件的方式，生成查询日志。 5系统结构及配置
四、系统结构
系统结构如下图所示：
系统功能
我们设计的解决方案，由以下几个子系统功能组成： 高速扫描
由高速扫描软件提供高速扫描图像资料的功能，把客户的原始资料转换为电子影像资料。由高速扫描员使用。把保存的数据送到质量检验工序。 质量检验及数据录入
影像质量检验与部分索引录入是把影像质量有问题和数据不正确的影像资料找出来，由质检员使用。索引的资料将会分别放在影像库中及数据库之中。 系统管理
本系统提供的维护和生产情况查询功能，由系统管理员使用。
安全管理
本系统分系统管理员、高速扫描员、质检员和查询客户。其中系统管理员负责整个系统的管理，拥有系统的所有权限。高速扫描员、质检员有相对应的工序使用权。而查询客户只拥有影像资料的查询权。
生产日志查询
可统计和查询在各工序间的未处理资料情况； 可统计和查询资料保存到影像数据库的情况。 出错处理
如果在使用过程中发现索引信息有误，系统管理员可以删除错误纪录，调出相应存放地中的资料重新扫描并建立索引。
影像查询
本系统提供资料影像查询功能，使业务人员可以通过EZDOC影像管理系统随时查找需要的影像数据，查询相应的影像文件；影像文件在查看时可以有放大、缩小、旋转、打印的功能；记录查询日志。 校验功能
系统可以与其它系统的有机联接，可以自动与业务系统提供之数据进行对比。 数据备份
数据备份分为两个部分：影像文件索引信息数据库备份、影像文件备份。 对于影像文件索引信息数据库的备份，电子档案管理系统不再另外提供备份功能，而是直接使用数据库管理系统的备份、恢复功能，保证数据库的完整性、有效性、可恢复性。
有关影像文件的备份：电子档案影像索引之后，首先存储于影像文件服务器，然后，系统自动完成备分机的备份任务。 5.3.2系统特点
无业务流程的逆转
国土房管档案影像管理系统要求：“准确”、“迅速”、“安全”、“方便”。自然，在业务流程中尽可能避免业务流程逆转，也就是说：在影像扫描的过程中尽可能避免档案重新扫描、档案漏扫等问题。流程的逆转会增加数据错误的可能，流程逆转的环节越多错误可能性越大。 用户可以自定义档案分类
档案种类繁杂，而且档案种类、档案要素并不固定，而且可能发生变化，如果系统将档案类别做成固定方式，则无法适合业务的发展。于是，我们在系统中为用户提供了一个开放式接口，可以让客户按照自己的方式增加、修改一些档案分类和档案要素。——不用编程，全部通过鼠标即可完成。
用户可选择当前扫描、输入的文档类型
虽然，每天处理的档案的种类和数量较大，但并不是每种档案都有——通常数量大的主要分布在大业务上，有些档案通常几天出现一次。如果每天都要建立所有的分类，这将消耗不必要的存储空间。因此，我们提供了对当前要扫描档案类别的选择功能，客户可以根据当前业务情况进行选择。
用户可以自己确定档案的要素
据上所述，我们的档案类别差异很大，而且不定期在发生着变化，那么，档案的数据要素也在发生着变化，为了让客户更好的适应这种变化，我们提供一个开放式档案要素设定。可以根据具体的档案设置、更改某些要素。 多种安全保护模式
软件登录是采用密码方式。
数据库系统及影像文件也做了加密工作，防止他人修改影像数据和数据库数据。
质量控制
在扫描过程中若出现漏扫、误扫或影像质量不好的问题，通过有效的工作日志的管理，解决以上问题。
档案数字化方案研究
课题组
《档案数字化方案研究》项目对档案数字化优化策略与原则、技术路线与支持、流程重组与再造、操作方法与步骤进行了全面的研究，达到了档案数字化全过程优化和管理系统整体优化的目的，形成了完整的档案数字化方案和成功的实践案例。国家档案局组织的专家鉴定委员会结论是:“该项目基于长春市档案馆以档案利用为导向、渐进性的档案数字化实践，提出了档案数字化工作的指导思想、优化原则和优化策略，符合国情，符合现代管理理念，对全国各档案馆的相关工作具有较大的参考价值；注重档案数字化工作与档案数据库建设、档案信息网络开发的有机衔接，提出了系统优化的技术路线，规划设计了档案鉴定与数字化同步、档案数字化与上网利用同步、多种档案数据库建设同步的流程，并成功地付诸实践，实现了档案数字化与上网利用的低成本、高效率、高效益。同时，运用CA认证、数字水印、电子签章等技术，为网上档案信息资源安全、准确利用提供了技术保证，也为档案管理部门提供了很好的实践模式”。该项目获国家档案局2006年优秀科技成果二等奖的同时，长春市档案馆被国务院信息化工作办公室和国家档案局确定为传统载体档案数字化试点单位。 一．档案数字化的指导思想
以优化理论为指导，以用户需求为导向，以利用档案为目的，充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力，兼顾保护档案原件的要求，保证数字化档案的真实可靠，更好地发挥档案信息资源的作用。
二、档案数字化的优化原则
实用性原则：针对馆藏档案具备重复利用和紧急利用两大特点，急用、常用档案优先数字化是档案数字化的首选。 开放性原则：互联网给档案信息资源共享提供了超越时空的条件，国家民主政治建设和政府信息公开催促档案解密和开放，开放档案及时数字化是实现其社会共享的前提。 价值性原则：重要档案优先数字化具有档案利用和档案保护双重意义，是网络时代更好实现档案价值的客观需要。 抢救性原则：计算机存储给档案抢救开辟了了新的途径，档案数字化是保护濒危档案原件最经济和便捷的方法。
时效性原则：档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化效益的最佳途径。
三、档案数字化的优化策略
需求导向策略：社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。汇集多年档案利用情况统计，把利用频繁档案的进行综合分析，科学地圈定优先档案数字化的范围。并建立快速反应机制，执行常用档案继续做与急用档案突击做的计划，达到数字化档案利用即时见效的目的。
本级为主策略：地方档案馆保存的本级永久档案是数字化的重点。进入信息时代，馆际间重复的上级档案文件，与其分头进行数字化及开放鉴定，不如发挥中国特色档案管理体制的优势，由上级档案行政管理部门组织，向馆际共建、共享数字化、开放鉴定成果的方向发展，尽量减少档案馆多层的重复劳动。
分步实施策略：馆藏档案数字化不可能一步到位，而且随着时间的推移，档案室进馆范围的档案将陆续移交到档案馆，这些档案采取馆室共建、共赢、共享的数字化策略非常有意义。 剔除无用策略：馆藏现行档案是否进馆往往由立卷人员决定，加之保管期限表比较笼统，馆藏不该归档、不该进馆、重复档案颇多。特别是建国超过50年以后，市以下档案馆长期保管的档案逐年超过保管期的上限。因此，开展档案价值鉴定，剔除无用，以免再造数字化垃圾，避免资源浪费应是长久的策略。
四、技术路线的优化选择 档案鉴定与数字化同步：从利用上讲，解决制约档案信息资源共享的主要瓶颈---档案开放鉴定问题是当务之急；从成本上讲，档案价值鉴定是避免失效档案数字化的最佳方法。只有这样，才能控制档案数字化投入与产出比例失调、数量很大共享很少的问题。
多种档案数据库建设同步：一是首先建立文件级目录数据库。满足一次检索需要，建好文件级目录数据库。目前，绝大多数档案馆，因没实现全部档案的文件级目录机检，查档不快、不准、不全的问题不可避免。所以，把文件级目录数据库建设作为基础性工作，是提高档案查全率、查准率必经之路。二是适时建立专题数据库。随着社会发展，对某一专题档案集中需求时有发生，突击建立专题数据库，满足社会需求是发挥档案作用的最佳时机。三是优选建设全文数据库。满足档案信息资源开发利用需要，优选建设全文数据库。按照国家档案局提出的利用频繁档案首先数字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力达到80%的效果），同步开展档案全文数据库建设。 档案数字化与上网利用同步：档案数字化的根本目的是充分发挥其作用。通过计算机网络技术，实现档案数字化与局域网上利用同步，开放档案数字化与互联网上利用同步。 五．重组和再造的优化流程 为发挥计算机网络的优势，重组和再造优化流程的实质，就是对档案数字化整个工作流程进行系统分析，不但要打破原有业务规程，还要改变行政管理分工，进行全方位的变革。档案数字化的任何一个细节都会对整体产生影响，轻者降低效率，重者决定成败。长春市档案馆高度重视每一个细节，再造和优化了上百个流程和内部标准，保证优化技术路线的顺利执行。 六．档案数字化示范案例----长春模式
从2004年开始，长春市档案馆以科研课题为先导，以项目管理为手段，以效益实现为检验标准，组建并成功运行档案数字化工作组织架构、资源配置、数字化加工、上网利用“一站式”流水作业线，探索档案数字化和网上利用服务工程优化模式，终于闯出一条独特的档案数字化之路。
(一)实施三个工程，建立一个团队
长春市档案馆把信息化带动作为首位战略，视为一把手工程、班子工程、全员
