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租赁分公司管理制度
租赁分公司管理制度
为了优化配置公司的建筑设备，扩大公司的经营范围，增加公司的经营效益，根据公司领导的决策，特成立租赁分公司负责公司建筑设备的内部租赁和外部出租工作。为了科学管理租赁分公司，提高工作效率，规范工作流程，确保租赁分公司资产的安全，特制定租赁分公司管理制度。
一、租赁分公司经营应坚持“优先服务公司内部项目部，而后服务外部市场”的原则。集团公司所属各分公司需要租用建筑设备的，必须先向租赁分公司租用，在租赁分公司没有库存且无法租用调剂的情况下，由集团材料处负责按周转材料管理制度向外租赁或为租赁分公司购买新的建筑设备。
二、本制度所称的建筑设备为租赁分公司资产范围内的“钢管、接头、扣件、井架、槽钢、拌和机、路面铁板、塔吊等”。
三、主管与监管部门
1、集团材料处、集团财务处作为租赁分公司的上级主管部门负责租赁分公司的制度建设和人员培训，审核汇签租赁分公司的对内与对外租赁合同，监督合同的执行情况和租赁费用的收取情况，检查租赁分公司的台账和组织参与租赁分公司资产盘点工作。
2、公司督查处作为租赁分公司经营监管部门，负责审核汇签租赁分公司的对内与对外租赁合同，监督合同的执行情况和租赁费用收取情况，检查租赁分公司台账，参与租赁分公司资产盘点工作。
四、内部管理责任
1、租赁分公司总负责人全面负责租赁分公司的业务管理工作。负责租赁分公司的业务接洽、合同签订、租费价格调查和报批，对外租费催讨等工作。完成上级领导交办的其他工作。
2、租赁分公司资产主管负责接收和保管租赁分公司的所有资产，对租赁分公司资产的缺失与损坏承担直接责任。负责按公司制度和租赁合同管理租赁分公司的出租、退租工作，负责收发台账登记和管理租赁分公司的装卸小工。完成上级领导交办的其他工作。
3、租赁分公司开票员负责监督出租、退租工作，负责按租赁合同、出租单与退租
单，按月结算承租方的租金，负责按合同要求开具租赁发票，收取租费。完成上级领导交办的其他工作。
4、租赁分公司维修员负责租赁分公司收到的退租物资中需修物资的维修管理工作，做好需修物品的修复入库工作，做好库存建筑设备的维修保养工作。完成上级领导交办的其他工作。
五、对外经营流程
（一）租赁价格确定
1、由租赁分公司通知材料处、财务处、督查处、土建公司共同对建筑设备租赁价格进行调查。
2、由租赁分公司填制《建筑设备租赁价格审批表》（附件一），并报材料处、财务处、督查处、土建公司进行汇签。
3、汇签完毕后，由租赁分公司总负责人正式上报公司总经理审批，审批通过后正式确定对外建筑设备租赁的最低价格。
4、租赁价格一般于每季度末最后一星期调查一次，填写《建筑设备租赁价格审批表》，报公司总经理审批，如价格出现涨跌，则对外租赁的最低价格及时做相应的调整，价格无涨跌即不做调整。（合同一经签订，价格不做调整）
5、《建筑设备租赁价格审批表》为公司内部文件，不得外流或对外透露价格信息，发现一次扣款2000元，再犯直接予以开除处理。
（二）租赁合同签订
1、在对外租赁的最低价格确定后，由租赁分公司总负责人负责进行业务洽谈，与承租方确定租赁细节（公司租赁合同（附件三）规定的条款不得违背，不愿签订公司租赁合同的不予出租）。
2、租赁分公司总负责人在确定出租前，需对承租者的工程项目真实性及信誉度进行调查，确认承租人是否该工程项目的实际承包者，租赁分公司对外出租只针对绍兴本地人，非绍兴本地人不予出租。塔吊、井架出租给其他单位需要有特种设备安装及拆除的资质，无资质的不予出租，由承租方提供资质的相关证明。
3、业务洽谈时约定需要缴纳保证金的，且租赁分公司整理好承租者的调查材料后，认为可以出租的，承租方必须先行缴纳保证金至公司财务处。租赁分公司总负责人填写《租赁申请表》（附件二），写明缴纳的保证金数量并由材料处、财务处、督查处审核确认签字后由租赁分公司总负责人上报公司总经理审批，审批通过的方可签订租赁合同。
4、对已有信誉度，业务洽谈时约定不需要缴纳保证金的，但租赁分公司整理好承租者的调查材料后，认为可以出租的，由租赁分公司总负责人填写《租赁申请表》，写明不缴纳保证金，并由材料处、财务处、督查处审核确认签字后由租赁分公司总负责人上报公司总经理审批，审批通过的方可签订租赁合同。
5、租赁分公司凭《租赁申请表》按公司盖章制度到办公室盖章，与承租方签订公司的《租赁合同》（附件三：钢管、扣件租赁合同，槽钢、路面铁板租赁合同，井架（或拌和机、塔吊）租赁合同。租赁合同为本制度的一部分，固定条款不得变更），办公室审核《租赁合同》固定条款是否与本制度附件三一致，审核租费、租期、承租方信息等与《租赁申请表》上的是否一致，不一致的即不予盖章。
6、租赁合同正式盖章生效后，《租赁合同》、《租赁申请表》原件存财务处，复印件由材料处发放到督查处、租赁分公司。租赁分公司凭《租赁合同》进行出租。
（三）租赁物出租
1、承租方按合同向租赁分公司提货，由资产主管负责安排小工装货车，资产主管、开票员清点租赁物数量后，开具《租单》（附件四），由承租方经办人签字确认后，完成出租流程。（承租方经办人经合同确认或有相应的授权委托书）
2、《租单》一式四份，第一联留存租赁分公司，第二联给予承租方，第三联移交材料处，第四联给予租赁分公司门卫作为出门单。
3、材料处将收到的《租单》复印后将复印件发放到财务处、督查处。
（四）租赁物退租
1、承租方按合同向租赁分公司退租，由资产主管负责安排小工卸车整理，由资产主管与开票员清点租赁物数量，开具《退单》（附件五），由承租方经办人签字确认后，完成退租流程。（退租物的验收清点按下表标准进行）
2、租赁物退租时，有租赁物需修理的'，由承租方书面确定赔偿后，由资产主管书面移交维修主管，由维修主管负责维修，租赁分公司自己无法维修的，上报材料处，由材料处负责维修。 如承租方拒绝对损坏的租赁物进行赔偿的，租赁分公司则不予办理退租手续。
3、《退单》一式四份，第一联留存租赁分公司，第二联给予承租方，第三联移交材料处，第四联给予租赁分公司门卫作为出门单。
4、材料处将收到的《退单》复印后将复印件发放到财务处、督查处。
（五）租费结算
1、开票员每月底，根据资产主管提供的《租单》、《退单》，按合同约定，计算各承租方当月的租费，按月编制《结算单》（附件六），并要求承租方经办人对《结算单》进行确认签字。次月15日后，承租方仍未对《结算单》签字确认的，租赁分公司必须立即停止承租方的出租业务，并写明情况和处理方案上报公司材料处、财务处、督查处和
公司领导。
2、承租合同约定按月结清租费的，开票员按月到公司财务处开具租费发票，收取租费至公司指定账户。
3、承租合同约定按季度结清租费的，开票员按季度到公司财务处开具租费发票，收取租费至公司指定账户。
4、承租合同约定年底结清租费的，开票员按年到公司财务处开具租费发票，收取租费至公司指定账户。
5、承租方违约未按时结清租费的，开票员需书面写情况说明上报租赁分公司资产主管、租赁分公司总负责人与材料处负责人、财务处负责人、督查处负责人。租赁分公司同时必须暂停拖欠租费承租方的出租业务，直到承租方缴清租费或经公司总经理审批同意继续出租方可继续出租。
6、租赁分公司总负责人收到承租方拖延租费的情况说明后，必须及时与承租方联系，明确情况后，与材料处、财务处、督查处负责人联系，拟定处理方案后，经材料处、财务处、督查处负责人汇签后上报公司总经理审批。拖欠租费的处理方案必须在情况发生后七日内上报公司总经理。
7、开票员按月将《结算单》复印件发到材料处、财务处、督查处。
（六）、台账登记
1、租赁分公司资产主管、租赁分公司开票员、材料处、财务处、督查处、土建公司按收到的《租单》、《退单》登记租赁物收发台账和租费台账。
2、租赁分公司门卫负责存档拿到的《租单》、《退单》，登记每日的车辆进出情况，详细登记进出车辆的车牌号码、运输的货物、进出时间等。
（七）、公司内部项目部租赁时，租赁分公司按对外租赁流程操作。
六、对商会单位租赁的流程
公司作为“绍兴市建筑设备租赁商会”的会员单位，商会内部单位在钢管、扣件转租时，按以下流程操作。
1、在与商会内部单位达成租赁意向，明确租赁细节后，租赁分公司总负责人填写《租赁申请表》，写明为商会单位租赁，不缴纳保证金，并附上商会的会员确认文件，由材料处、财务处、督查处审核确认签字后由租赁分公司总负责人上报公司总经理审批。
2、租赁分公司凭《租赁申请表》按公司盖章制度到办公室盖章，与承租方签订《商会租赁合同》（附件七：商会租赁合同为本制度的一部分，固定条款不得变更），办公室
审核《租赁合同》固定条款是是否与本制度附件七一致，审核租费、租期、承租方信息等与《租赁申请表》上的是否一致，不一致的即不予盖章。
3、商会单位的《租赁申请表》与《商会租赁合同》审批通过后，《租赁申请表》与《商会租赁合同》原件存财务处，复印件由材料处发放到督查处、租赁分公司。租赁分公司凭商会单位的《商会租赁合同》进行出租。
4、对商会租赁的其他流程参照对外租赁流程操作。
七、库存租赁物的维修与保养
1、租赁分公司维修员负责库存租赁物的维修和保养工作。
2、租赁分公司维修员登记好每天的维修台账，写明维修的物品，使用的配件等，由资产主管、开票员对维修台账进行审核签字。维修员按月将资产主管、开票员签字完成的维修台账上报材料处。由材料处复印后分发到财务处、督查处。
3、材料处、财务处、督查处对维修台账进行抽查，查看是否需修物品的数量与维修台账中登记的是否一致，维修台账作为维修主管年终考核的依据之一。
八、租赁分公司的资产增加
（一）、总仓及项目部建筑设备移交
集团公司下属材料处总仓将库存所有的钢管、接头、扣件、槽钢、路面铁板、拌和机、井架、塔吊移交租赁分公司，作为新增租赁分公司资产。移交时，开具《租赁分公司资产移交表》（附件八），由移交部门、租赁分公司资产主管、材料处、财务处、督查处、土建公司共同签字确认，《移交表》原件存财务处，由材料处将复印件发放到移交部门、租赁分公司、督查处、土建公司，上述部门凭《移交表》登记台账。
具体操作办法：
1、自本制度审批通过执行之日起，租赁分公司与各项目部签订内部租赁合同后，所有总仓调出的钢管、接头、扣件、槽钢、路面铁板、拌和机、井架、塔吊进行清点后，先填写《移交表》由总仓移交租赁分公司，再由租赁分公司开具《租单》出租给项目部，直接由总仓场地调拨。
2、不常用的物资长时间没有调拨到项目部，但属于租赁分公司资产范围的，清点后填写《移交表》，直接由总仓驳运到租赁分公司场地堆放。移交时，所有移交租赁分公司的物资必须状态良好，有问题的物资必须由总仓或公司材料处进行修复，否则租赁分公司可以不予接收。
3、自本制度审批通过执行之日起，租赁分公司与各项目部签订内部租赁合同后，
所有项目部调入总仓的钢管、接头、扣件、槽钢、路面铁板、拌和机、井架、塔吊，直接拉到租赁分公司场地，清点后，状态良好的物资先入库到总仓，再填写《移交表》移交租赁分公司保管。有问题的物资做退回总仓处理，待总仓或材料处修复后再移交租赁分公司，有问题物资的维修费用计入项目成本，非正常损耗的由责任班组或责任人负责赔偿。
4、项目部退回的物资先归还总仓，待总仓全部还清，再退回租赁分公司，按退租处理。
（二）、新增购买物资
当租赁分公司没有库存无法满足内部租赁或对外出租时，由租赁分公司按公司材料申报流程向公司材料处申请购买相应的建筑设备，由材料处按材料采购流程购买建筑设备，到货后，租赁分公司按公司验收管理制度与其他处室共同验收，验收无误后开具入库单和验收单，各处室按入库单、验收单登记台账。
九、租赁分公司的资产清查
1、公司财务处、材料处、督查处于每年阳历12月31日对租赁分公司库存资产进行全面清查。清点工作由材料处总负责，租赁分公司负责做好配合工作，如遇到特殊情况，清点时间可以按实际情况进行延长。参与清点人员按《租赁分公司资产清查明细表》（附件九）登记数据，清查完成后当场进行核对，核对无误后，清查人员统一当场签字确认。《租赁分公司资产清查明细表》原件存财务处，复印件由材料处统一发放到督查处、土建公司。
2、资产清查方法：
3、资产主管岗位调整或离职时，需对租赁分公司进行资产清查，资产清查工作完
成且没有问题后，资产主管方可办理离职手续。
4、对租赁分公司的库存资产或已出租的资产清查工作完成后，由财务处、材料处、督查处出具资产清查报告上报给公司总经理。资产清查过程中发现有租赁分公司的经营工作存在违反公司制度的情况的，由上述处室对租赁分公司进行通报批评，造成损失的由责任人赔偿损失,涉及犯罪的，报有关执
租赁分公司管理制度法部门处理。十、本制度由材料处负责解释，经董事长审批后实施，修改亦同。
十一、附件
1、《建筑设备租赁价格审批表》
2、《租赁申请表》
3、《租赁合同》（钢管、扣件租赁合同样本，槽钢、路面铁板租赁合同样本，井架（或拌和机、塔吊）租赁合同样本）
4、《租单》
5、《退单》
6、《结算单》
7、《商会租赁合同》（商会钢管、扣件租赁合同样本）。
8、《租赁分公司资产移交表》
9、《租赁分公司资产清查明细表》
