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一学期来，我部门全体成员深化全心全意为学生服务的意识，持着敢于负责，不推卸任务的工作态度，凭着按时保质完成任务，认真做好工作总结，积累经验的工作信念，做好部门内各项日常工作。列举如下：
1、做好协调工作。
文秘部是院学生会的重要组成部分，直接受院学生会主席团领导，并对其负责。同时也是沟通各个部门的重要桥梁性。其主要的工作为：完成主席团与各部门的上传下达工作，及时将主席团的决策传达给各部、分配各部工作，同时将各部门情况及时反映给主席团、及协调活动中各部任务，以备主席团及时做出工作调整。文秘部的起着枢纽这一重要作用更在于，其协调工作直接关系到整个学生会日常工作和活动开展的运转。一学期来，对于以下重要工作，我部门已认真完成，其中包括协调好团委、各系学生会与学生会内部的联系，为团委、各系学生会各项工作的开展调配协助人员，以确保学生会工作顺利开展。
2、档案整理工作。
文秘部基本职能之一，既负责学生会的文件起草、信息汇总等事物性工作。
(1)做好档案整理工作。主要是做好每次部长级以上的会议记录，并整理入档。做到工作的安排分配，每个开会人所说的话均有迹可寻，并为下届文秘部留下经验。
(2)负责签到工作。每次大型会议和大型活动中，签到工作是必要环节，并在期末将出勤表移交给监察部，使监察部根据实情做出更公平的考核。
(3)定期整理学生会物品。确保物品的支出与入库，做好每次学生会其他部门对学生会所属物品支出和借出的记录。
(4)收集各部门各类文件。各部门活动的策划书、申请书、工作总结文件都要定期集中，各系学生在大学期间获奖情况，并整理归档。
3、财务管理。
学生会的活动经费由文秘部备案管理，并对各项活动的筹备资金进行报销。控制经费的支出，做到将钱用在必用的地方，防止任何一方的私自挪用。
4、协助学校、老师和其他部门的工作。
(1)协助其他部门对活动策划书进行修改，提出活动建议及意见，使得活动更加完美，更加贴近学生的生活。
(2)每周到图书馆领取学生欠书清单，并按系发放，通知欠书学生，提醒学生归还图书，避免了学生不必要的额外支出。
(3)每周在固定时间安排固定人手到政治辅导员办公室进行值班，处理日常事务，保证工作的顺利进行并认真填写工作记录。
5、做好每项活动的申请工作，确保了活动、工作经费的来源，并使老师知道学生会的近期工作。
6、为了让学院广大学生对学院学生会的了解，我们建立了博客。内容包括文秘部的成员介绍、规章制度、活动内容及总结等。我们定时对博客进行更新。
7、收集院学生会各个部门通讯录、课表;各系部长级联系方式。
8、工作证数量的统计;工作服数量、码数的统计。
二、增强大局意识，积极做好协调工作，确保中心任务顺利完成。
文秘部是学生会连接上下的桥梁、协调内外的纽带，上传下达的中枢，工作面广量大，任务繁杂，文秘部主要把健全制度、规范管理、提高效率作为事务性工作的主线，文秘部协调工作的积极与否，直接关系着学生会整体工作的运行情况，以及一些大型活动的顺利开展，在20XX学年下学期，我们充分发挥自身的职能，大力配合各职能部门开展了一系列丰富多彩的文体活动。
1、 金秋九月，学院迎来了3000多名大一的新生，他们的到来为学院注入了一股新的力量。在迎新生工作中，我们学生会的工作主要是协助电子信息与软件工程系，负责宿舍楼物资的派放以及此部分工作人员的联络与安排工作。由于学院的建设设施问题，导致部分新生宿舍不能如期提供住宿，引起不少家长同学的意见，在发放物品的同时，我们还耐心地为各个家长同学解释，力求他们的理解配合。
2、 9月28号晚，我们如期举行了喜迎国庆六十周年暨09迎新生晚会。
3、 国庆长假后，我们学生会进行了新一轮的招新。我们在东区饭堂前进行了咨询活动，耐心解答新生们提出的问题，并发放免试申请表。在认真仔细地筛选了面试申请表之后，我们对申请者进行了第一轮的面试。第一轮面试，我们主要是对面试者有了一个初步性的认识，对他们过往担任过的职位以及组织过的活动有了一个大概的了解。经过筛选，以及通过他们上交的策划书、申请书等资料中，我们筛选了一批同学进入复试。在复试中，我们提出了很多情景问题，考察他们的应变能力，联络能力及各种人际关系。在紧张激烈的两轮面试之后，共有13名新生有幸地成为我们文秘部的新成员。
在招新过程中，我们遇到了一些问题：
① 面试表数量不够，为了节约纸张，建议我们在以后的招新活动中可以采取网上投放申请表的方式，避免此次情况再次出现。
② 在通知面试时，我们花费了很多时间逐个打电话。建议我们采用按交申请表时间的顺序对面试者进行排号，并当场通知他们面试时间。
4、干部素质扩展
5、伴随招新工作的结束，我们也送走了一批对学生会有突出贡献的老干部和干事们。为了让新老干事之间有一个认识及交流，我们策划举办了送旧迎新茶话会。
此次茶话会顺利开展，但仍存在不少问题。
① 茶话会前期的工作安排，由于游戏环节的演示需要，导致中途许多工作人员的离开。总结经验教训，在以后开会中，应该注重主次，把事情交代清楚。
② 由于茶话会是一个需要互动的活动。但是此次所选择的游戏比较繁琐，在现实开展中存在许多问题。也由于茶话会现场时间问题，游戏环节被迫取消。下次此类型的活动，我们应该尽量选取比较具有互动效果的活动，以促进大家的共同交流。
③ 由于没有用麦克风进行一次完成的彩排，所以现场表演出现音响效果不好，麦克风中断的问题。以后若开展此类活动，建议在布置现场的时候再进行一次有音响的彩排。
④ 由于此次茶话会是在A1A2之间举行。表演结束后要进行主席团和部长级的篮球交流比赛。所以存在场地的转换问题。在这个问题中，存在人手调配的问题。下次安排工作人员，应该尽量控制男女比例，让更多男生充当工作人员搬运东西，减少问题的出现。
⑤ 由于没有注重签到问题，没有做到会前、会中、会后的签到，导致清场的时候，只有文秘部的干事，其他工作人员都离开的问题。在以后开张的大型活动，应该注意签到问题，做到多次签到，还有清场的时候确保工作人员在场。
6、11月21日，我院召开了第二届田径运动会。在运动会的前期，我们部门负责工作人员的明细安排，工作餐的统计。在运动会的举行过程中，我们负责联络各个负责小组与机动小组之间的`工作、现场的签到工作、新闻采访工作以及发放工作餐等。
① 运动会现场存在的问题：工作餐的排放：由于会前没有做到全面的统计，忽略了裁判的工作餐。导致工作餐的派放过程中，不少裁判都要自行解决吃饭问题。派饭的现场比较混乱，不能按部门有秩序地派饭。
② 清场问题：由于会前没有明确的清场分工表，不少部门都不太清楚自己所负责的部门。下次类似的活动，应该考虑周全，制作好清场分工表，让每个部分的负责人清楚知道自己负责的部分。由于清场的现场比较混乱，没有做好清场的签到。
7、11月16日科技学术节
8、09年6月份，我们的兄弟学校中山大学新华学院访问了我们学院，我们原本计划在本学期进行回访。于是策划了回访活动。在准备的过程中，我们制作了回访的PPT。我们按照活动开展的时间为线索，采用简约的模式，清晰地将学院学生会地风采用PPT完美地展现出来。
9、我们还策划了原定于12月份的领导面对面活动，目的是为广大学生提供一个良好的渠道反映大家共同的心声，增强学院与学生们之间的沟通，真正从学生的角度出发，解决学生们在学习、生活等各个方面所遇到的问题。一面解决学生的困扰，一面改进教学与设施建设。在活动开展前期，我们发放通知并收集了各系学生的意见和问题。
10、为了配合学院3月份的评估工作，我们进行了资料收集。包括：奖学金的设置情况及名单、各系学生校内校外的获奖情况、团委学生会干部培训工作的文件和规定、团委三年来的工作计划及总结、学生会各个部门三年来的工作计划和总结。
在资料收集的过程中，由于换届，资料没有得到很好的传承，导致资料的不完整。建议：申请一个移动硬盘，用于资料的传承，以方便以后学生会的运行。
11、为了更好地展示南方学院的风采，学院制作了文化长廊。
12、12月26日，中国中东学会20XX年年会暨中东问题多视角研究学术研讨会在学院学术报告厅隆重举行。参加本次年会和学术研讨会的有22个科研单位和高等院校的50多位专家学者。我们协助团委接待来自全国各地的学者并作为旁听者参加了会议。
13、2月21日，珠江投资教育年会在我校举行。文秘部作为协助成员参与了年会的筹备。我们协助了团委布置会议现场、带领礼仪队接待参会人员、协助茶歇工作等。
总之，20XX学年下半学期文秘部能够以积极的态度，良好的作风，热情的服务，实现了全心全意为学生这一工作要求，积极负责协助各个部门能够顺利地展开各项活动，以及将各项活动完好的完成，发挥好极度具有服务性且具有高度中心联系的作用。不仅如此，一些工作上还有所创新，有所发展，取得了较好的成绩。但是依据文秘部职能，以及工作应达到的标准，在工作的一些方面尚存在问题和不足，对于工作中存在的问题和不足，我们都应该以谦虚的态度，看待过往的一切、接受他人的批评，在各个阶段积极做好工作总结，积累经验，力争尽快改进和完善。以求在新的一年里，把文秘部建设的更好，让文秘部更加释放出其应有的职能作用，为学生会工作出谋划策，贡献自己的一份力量，展现中山大学南方学院更加辉煌的一面。
